SMEs เป็นขนาดของธุรกิจที่ประเทศไทยมีผู้ประกอบการอยู่มากกว่า 90% จึงเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยขับเคลื่อนเศรษฐกิจของประเทศได้เป็นอย่างดี แต่เมื่อโลกที่เต็มไปด้วยเทคโนโลยีเข้ามาเปลี่ยนแปลงรูปแบบการใช้ชีวิตของคน เพราะฉะนั้นธุรกิจจึงต้องปรับตัวให้ทันกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นให้ทันเวลา หลาย ๆ องค์กรทั้งที่เป็น SMEs และไม่เป็น จึงต้องนำพาธุรกิจไปต่อข้างหน้าและเพิ่มประสิทธิภาพให้บริษัทด้วยการทำ Digital Transformation 

แต่มันไม่ใช่เรื่องง่ายที่องค์กรจะทำ Digital Transformation ได้สำเร็จในระยะเวลาอันสั้น ดังนั้น Process การดำเนินการจึงสำคัญมาก การต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและรูปแบบการทำงานของธุรกิจแบบ SMEs ถือเป็นส่วนที่ค่อนข้างยากในการทำ Digital Transformation รวมไปถึงงานด้านเอกสารที่เข้ามาที่เป็นอีกปัญหาในการพัฒนาประสิทธิภาพองค์กร

ในบทความนี้จึงรวบรวมเอา 5 สิ่งที่ SMEs ต้องรู้ในปี 2021 ปีแห่งการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีและพฤติกรรมมนุษย์ เพื่อเป็นแนวทางในการรับมือ ปรับตัว และเดินหน้าทำ Digital Transformation ให้กับธุรกิจ

1. เข้าใจลูกค้า

ในการทำธุรกิจ สิ่งสำคัญอันดับแรกคือ ‘ลูกค้า’ ทำอย่างไรที่จะสามารถรักษาลูกค้าให้ใช้บริการเราต่อไป หลักการคือ การเข้าใจและต้องรู้จักสังเกตพฤติกรรมของลูกค้า พร้อมมีความ Empathy

Empathy คือ การเข้าใจ และรู้สึกเหมือนกับที่รู้ลูกค้ารู้สึก หากได้ยินลูกค้า comment หรือพูดสิ่งใด เราต้องให้ความสำคัญ ทบทวน feedback อย่างเข้าใจ เอาใจเขา มาใส่ใจเรา 

เช่น เมื่อลูกค้ารู้สึกไม่พอใจกับบริการ เราก็จะรู้สึกเสียใจ เหมือนกับที่ลูกค้าไม่พอใจ และพร้อมจะรีบปรับปรุงในบริการ และการให้ความมั่นใจว่า เมื่อเกิดปัญหา หรือลูกค้าต้องการถามจะมีเราอยู่ข้างในการช่วยเหลือเสมอ ไม่ว่าจะมากน้อยอย่างไร

 2. Data เครื่องมือสำคัญนำพา SMEs เติบโต 

ในการที่จะเข้าใจความต้องการของลูกค้าและปัญหาของกลุ่มเป้าหมายประสบพบเจอนั้น เราต้องพึ่งพาชุดข้อมูล (Data) ซึ่งเป็นเครื่องมือเพื่อนำไปสู่การวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้าที่ถูกต้องและแม่นยำ เพราะ Data นั้นเป็นชุดข้อมูลดิบที่รวบรวมเส้นทางการเข้าซื้อสินค้าและบริการของลูกค้าอย่างละเอียด (Customer Journey) เช่น ลูกค้าคนนี้เข้าซื้อสินค้าไหนบ่อยที่สุด และเหตุผลที่ตัดสินใจซื้อคืออะไร, เพราะเหตุใดลูกค้าคนนั้นถึงให้คะแนนสินค้าและบริการ 1 ดาว โดยที่ไม่ได้แสดงความคิดเห็น, ลูกค้าส่วนใหญ่สั่งซื้ออาหารวันจันทร์ ฯลฯ แน่นอนว่าข้อมูลในช่วงแรกอาจจะกระจัดกระจายไม่เป็นระเบียบเท่าไรนัก แต่ถ้าเราได้นำมาจัดลำดับความสำคัญให้ตรงกับจุดประสงค์ทางธุรกิจด้วยโปรแกรมต่าง ๆ  แล้วนำไปวิเคราะห์เป็นข้อมูลที่สรุปแล้วออกมา เราก็จะทราบปัญหาที่แท้จริงมากขึ้น เช่น การที่ลูกค้าที่ให้คะแนน 1 ดาว ก็เพราะว่าเกิดปัญหาด้านขนส่งล่าช้า เหตุผลนี้เองก็จะทำให้เราไปพัฒนาบริการขนส่งให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

3. หมั่นตรวจสอบการนำข้อมูลลูกค้าไปใช้อย่างรัดกุม

ทั้งนี้ ผู้ประกอบการ SMEs ต้องระวังถึงการเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าเพื่อใช้ในการพัฒนาออกเป็นชุดข้อมูลและปรับปรุงธุรกิจ เนื่องจากหากนำข้อมูลของลูกค้าไปใช้โดยปราศจากการยินยอม จะส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์แบรนด์ ลูกค้าอาจสูญเสียความเชื่อมั่นในตัวธุรกิจในแง่ของการรักษาความปลอดภัยลูกค้าได้ 

ยิ่งไปกว่านั้น ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้านี้ กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่เรียกว่า ‘พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562’ หรือ PDPA จะมีผลบังคับใช้ในวันที่ 1 มิ.ย. 2564 หากธุรกิจละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลขั้นพื้นฐานเช่น ชื่อ-นามสกุล หมายเลขบัตรประชาชน  หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว (Sensitive Personal Data) เช่น เชื้อชาติ ความคิดเห็นทางการเมือง พฤติกรรมทางเพศ หรือข้อมูลสุขภาพ ทั้งหมดนี้ธุรกิจควรปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด มิเช่นนั้นอาจมีผลต่อบทลงโทษทางกฎหมาย ทั้งการปรับเงินและจำคุกได้ สำหรับรายละเอียดของ PDPA สามารถอ่านได้ที่นี่

4. เพิ่มประสิทธิภาพให้บริษัท ด้วยการทำงานแบบ Paperless

ลดปริมาณกระดาษ เพื่อยกระดับและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร อีกทั้งยังช่วยลดปริมาณขยะ และการลดการใช้กระดาษยังเป็นอีกหนึ่งขั้นของการเริ่มต้น Process ของการทำ Digital Transformation ให้กับองค์กร เพราะมีหลายครั้งที่งานต้องล่าช้าเพราะเอกสารไม่ครบ หรือหาเอกสารสำคัญไม่เจอจากเอกสารกองโตบนโต๊ะทำงาน หรือปวดหัวที่ต้องเตรียมเอกสารมากมายเพื่อยื่นภาษี และบางครั้งก็ต้องสับสนวุ่นวายกับการส่งเอกสารให้เจ้านายเซ็น ทั้งการอนุมัติเอกสารนั้นอาจต้องใช้เวลาในการรออนุมัติเพิ่มขึ้น หากเจ้านายหรือผู้มีอำนาจอนุมัติไม่อยู่

ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาที่ทุกองค์กรเจอและพยายามมองหา Solution ที่จะเข้ามาช่วยแก้ไข ซึ่งปัจจุบันก็มีหลายเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการธุรกิจ ในบทความนี้เราขอแนะนำ บริการของ Brainergy

ด้วย 3 บริการ คือ SmartFLOW, SmartSIGN และ SmartTAX ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป และยังสามารถปูทางให้องค์กรในการสร้าง Digital Transformation ให้สำเร็จได้อีกด้วย

SmartFLOW (สมาร์ตโฟลว์)

แปลงเอกสารกองโตเป็นไฟล์จิ๋วพร้อมเรียกใช้งานได้เสมอผ่านปลายนิ้ว ปัญหาเรื่องการค้นหาเอกสารกองโตในองค์กรจะหมดไป ด้วยระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพในรูปแบบของ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” และยังช่วยลดปริมาณกระดาษ อีกทั้งยังสามารถสื่อสารผ่านระบบคอมพิวเตอร์ในระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้งานผ่าน Web Browser ได้ทั้งรูปแบบ Intranet และ Internet ควบคู่กับการแบ่งกลุ่มผู้ใช้งานได้หลากหลายผ่าน Username และ Password พร้อมทั้งรูปแบบการใช้งานที่ง่าย และผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้คล่องตัวด้วยเครื่องมือที่ผู้ใช้งานทั่วไปคุ้นชิน

ประโยชน์

• ค้นหาได้ง่าย ประหยัดพื้นที่การจัดเก็บ
• สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข และจัดเก็บเอกสาร โดยการแยกหมวดหมู่เอกสารของเอกสารได้
• กำหนดการแจ้งเตือนวันหมดอายุของเอกสารได้ เช่น เอกสารสัญญาหรือหนังสือค้ำประกันของธนาคาร เป็นต้น
• ลดความสับสนในการส่งขออนุมัติ โดยสามารถเลือกสายอนุมัติได้จาก สายงานอนุมัติมาตรฐานตามโครงสร้างขององค์กรที่กำหนดได้ในระบบ
• มีระบบตรวจสอบและยืนยันเอกสาร ไม่สามารถปลอมแปลงเอกสารได้ 
• ตรวจสอบประวัติเอกสารย้อนหลังได้
• จัดทำเอกสารได้ตามรูปแบบมาตรฐานขององค์กร โดยการเลือกใช้รูปแบบสำเร็จ (Template)
• สามารถส่งอีเมลสำเนาเอกสารไปให้บุคคลอื่นได้

SmartSIGN (สมาร์ตไซน์)

เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบยืนยันตัวตนแบบดิจิทัล และป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากผู้ไม่ประสงค์ดี ด้วยระบบ “ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)” สร้างความน่าเชื่อถือ ประหยัดเงินลงทุน อีกทั้งง่ายต่อการจัดเก็บ โดยทาง Brainergy มีบริการดำเนินการจดทะเบียนเพื่อขอ Certificate Authority (CA) กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งยังลดภาระหน้าที่งานดูแลระบบให้กับองค์กรของลูกค้า

ประโยชน์

• จัดเก็บเอกสารบน Cloud Storage แบบส่วนตัว สามารถกำหนดพื้นที่การใช้งานได้ตามต้องการ
• ใช้งานผ่าน Web Portal โดยสามารถกำหนด Username/Password ได้ด้วยตนเอง
• ปลอดภัยยิ่งขึ้นด้วยระบบ SSL Certificate (การเข้ารหัสข้อมูล เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการสื่อสารหรือส่งข้อมูลบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต)
• ลงลายมือชื่อดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา 
• ตรวจสอบได้ว่าผู้ส่งข้อมูลมีตัวตนอยู่จริง เพิ่มความมั่นใจให้กับคู่ค้าทางธุรกิจ
• เชื่อถือได้ เป็นที่ยอมรับทางกฎหมาย
• สามารถตรวจสอบข้อมูลและสถิติการลงลายเซ็นได้

SmartTAX (สมาร์ตแท็กซ์)

มิติใหม่ของการทำเอกสารธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้เรื่องภาษีขององค์กรกลายเป็นเรื่องง่าย และไม่ยุ่งยากอีกต่อไปด้วยบริการการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร เพิ่มความมั่นใจ ปลอดภัย ด้วยระบบการจัดการ และอุปกรณ์จัดเก็บ Certificate ที่ได้รับมาตรฐาน

ประโยชน์

• ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายทางบัญชี การเงิน ปริมาณการใช้กระดาษและการจัดส่งเอกสาร
• สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและมีระเบียบตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำเอกสารจนถึงขั้นตอนการชำระภาษีสำหรับองค์กรธุรกิจ
• ลดการสูญหาย และการเสียหายของเอกสาร
• ระบบการยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือและเป็นไปตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด
• มีความปลอดภัยในการนำส่งข้อมูล โดยได้รับมาตรฐานการรับรองระบบสารสนเทศให้เป็นผู้นำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไปยังกรมสรรพากร ( Service Provider Cerfiticted) โดย สพธอ. (ETDA)

5. ให้ AI ช่วยให้ระบบการเงินบริษัทสบายขึ้น

จากสถิติพบว่าความรู้ทางการเงินขั้นพื้นฐาน (Financial Literacy) ของคนไทยยังอยู่ในระดับต่ำ ซึ่งสวนทางกับความสำคัญของการเงินอันเป็นหัวใจของการดำเนินการธุรกิจ SMEs ไม่ว่าจะเป็นพื้นฐานด้านบัญชี รายงานเคลื่อนไหวทางบัญชี การขอสินเชื่อ สิทธิประโยชน์ทางภาษีนิติบุคคล กฎหมายธุรกิจ ดังนั้น หากผู้ประกอบการธุรกิจ SMEs มีความรู้ความเข้าใจอันดีในข้อมูลเหล่านี้ จะยิ่งเสริมธุรกิจ SMEs ให้มีผลการดำเนินงานที่ดี และมีแนวโน้มการเติบโตที่ดีในอนาคตได้

ในส่วนนี้เอง ผู้ประกอบการจะสามารถดำเนินการทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทุ่นเวลาได้อย่างมหาศาลผ่านการช่วยเหลือจาก AI (Artificial Intelligence) ในการจัดการภาษีระบบ E-Payment เพราะ AI มีความสามารถเรียนรู้ภาษาทางกฎหมาย และมีศักยภาพในการวิเคราะข้อมูลเฉพาะด้านให้ถูกต้องและเป็นระบบ โดยประเทศไทยได้ริเริ่มนำ AI มาใช้ในภาษี e-Payment ในการตรวจสอบข้อมูลของผู้เสียภาษีได้อย่างละเอียดในปี 2563 ที่ผ่านมา อำนวยความสะดวกให้ทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคลในการวางแผนภาษีได้อย่างรวดเร็ว และลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้ 

 บทความนี้เป็น Advertorial