ระบบการเงินและบัญชีเป็นส่วนงานสำคัญที่เสมือนเส้นเลือดใหญ่ของการทำธุรกิจ การจัดการบัญชีอย่างเป็นระบบ นอกจากจะช่วยให้ธุรกิจมีรากฐานทางการเงินที่แข็งแรงแล้ว ยังเป็นอาวุธสำคัญที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถวางแผนกลยุทธ์ในการพัฒนาธุรกิจให้เติบโตและแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วันนี้ Techsauce จึงขอพาทุกท่านโดยเฉพาะผู้ประกอบการ SMEs ไปถอดบทเรียนจากเวที Virtual Talk  “Financial e-Tools: How Does It help? Learn From Direct User Experience ประสบการณ์ตรงจากผู้ใช้ที่ได้มากกว่าการลดภาระ” ที่รวมเหล่าตัวแทนจากภาคธุรกิจซึ่งมีประสบการณ์ตรงในการนำเครื่องมือ e-Office และ e-Tool มาช่วยยกระดับงานบัญชีและการเงิน และหน่วยงานรัฐผู้ผลักดันการใช้งานธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่

• คุณเจษฎา ธนสิทธิพันธ์ CFO, Wongnai
• คุณไผท ผดุงถิ่น CEO of Builk One Group
• คุณขนิษฐ์ ผาทอง  ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาและส่งเสริมนวัตกรรม ETDA

ที่มาร่วมแลกเปลี่ยนมุมมอง ความคิดเห็น พร้อมแชร์ประสบการณ์ตรงกัน ในงาน Virtual Series EP.2 “The New Way of Finance: On Point, On Time, and Online งานบัญชีออนไลน์ ทางเลือกใหม่ ของ SMEs” โดยความร่วมมือระหว่าง ETDA และ Techsauce เมื่อวันที่ 14 กันยายนที่ผ่านมา ภายใต้โครงการ e-Solution Opportunity Enabler for SMEs  เพื่อ Transform ธุรกิจ SMEs ให้พร้อมกับการทำงานยุคใหม่

ความสำคัญของเทคโนโลยี สู่การยกระดับ “งานด้านการเงิน- บัญชี”

คุณเจษฎาเริ่มต้นด้วยการพูดถึงความสำคัญของเทคโนโลยีระบบการเงินการบัญชีในปัจจุบัน ซึ่งทั้งผู้ประกอบการและผู้บริโภคต่างหันมาใช้เทคโนโลยีกับระบบการเงินและบัญชีกันมากขึ้น ทั้งในด้านการอุปโภคบริโภคและการทำงาน

สำหรับคุณไผท กล่าวในฐานะตัวแทนของธุรกิจ SMEs ที่ทำธุรกิจในรูปแบบ B2B (Business to Business) ว่าการใช้เทคโนโลยีระบบบัญชีนั้นจำเป็นต่อธุรกิจแบบ B2B มาก แม้จะไม่ได้มีการทำธุรกรรมจำนวนมากเหมือนธุรกิจ B2C อย่าง Wongnai  (Business to Customer) ซึ่งนอกจากจะช่วยเรื่องการทำธุรกรรมแล้ว การมีข้อมูลการเงินยังเป็นตัวชี้วัดและจุดเปลี่ยนสำคัญในการทำธุรกิจ ในด้านของการปรับแผนกลยุทธ์ เมื่อต้องเจอกับการเปลี่ยนแปลงหรือสภาวะวิกฤตที่เข้ามา 

คุณไผทเอง ยกตัวอย่างจากธุรกิจของ Builk One Group ที่นอกจากจะทำธุรกิจด้วยการขายซอฟต์แวร์ให้กับผู้ประกอบการแล้ว ยังมีส่วนที่ขายวัสดุก่อสร้างซึ่งเป็นการขายบนช่องทางออนไลน์เป็นหลัก ซึ่งมีการปรับตัวค่อนข้างเยอะ แต่การเอาเทคโนโลยีมาใช้ก็เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลยในปัจจุบัน และไม่ได้จำกัดอยู่แค่กับระบบบัญชีเท่านั้น ยังรวมถึงการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์, ระบบบริหารงานบุคคล ฯลฯ 

สำหรับคุณขนิษฐ์ ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาและส่งเสริมนวัตกรรม ETDA ได้กล่าวถึงจุดมุ่งหมายหลักขององค์กรที่ต้องการผลักดันให้มีการทำเอกสารและการทำธุรกรรมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งในภาครัฐและเอกชน 

จากการทำงานร่วมกับหน่วยงานภาครัฐจำนวนมาก คุณขนิษฐ์มองว่า ภาครัฐเองก็ได้มีการปรับตัวอย่างมาก ยกตัวอย่างเช่น กรมบัญชีกลาง ที่นำเอาเทคโนโลยีมาใช้ทำธุรกรรม  ซึ่งทำให้หน่วยงานภาครัฐอื่นๆ จำเป็นต้องปรับตัวและนำเทคโนโลยีมาใช้ตาม นอกจากนั้นในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 หน่วยงานราชการหลายแห่งพยายามจะปรับตัวเรื่องการทำเอกสาร ให้เป็น paperless มากที่สุด และใช้วิธีส่งเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล ซึ่งคุณขนิษฐ์กล่าวเสริมว่าสิ่งนี้เป็นถือเรื่องใหม่ของหน่วยงานราชการ นอกจากนั้นยังมีการออกใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะตอบโจทย์หลายๆ ส่วนของภาคธุรกิจ เช่นเดียวกัน 

ประสบการณ์จริงจากองค์กรที่เปลี่ยนไปใช้ระบบบัญชีออนไลน์ 

จากประสบการณ์ตรงของทั้งคุณเจษฎาและคุณไผท การเปลี่ยนรูปแบบการทำบัญชี หรือการทำธุรกรรมเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้สามารถลดทั้งขั้นตอนการทำงานและลดต้นทุนได้ 

โดยคุณเจษฎาเล่าว่า Wongnai เองมีการเปลี่ยนไปใช้ระบบบัญชีแบบออนไลน์ ตั้งแต่ช่วงก่อนโควิดอยู่แล้ว ซึ่งทำให้ยังสามารถทำงานได้อย่างลื่นไหลแม้จะต้อง Work from home นอกจากนั้นคุณเจษฎายังเล่าถึงประสบการณ์ของบริษัทในการเปลี่ยนมาใช้ระบบออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมองว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ามาก 

“ลองจินตนาการว่าก่อนหน้านี้ทุกๆ เดือนเราต้องออกใบกำกับภาษีกี่ใบ เพราะเรามีลูกค้าเยอะมาก เราก็ต้องมีทีมงานมาจัดการเอกสารตรงนี้ สิ่งที่เราทำช่วงปีที่ผ่านมาคือ ลงทุนกับระบบ e-Payment ที่สามารถเชื่อมต่อและออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ส่งให้ลูกค้าทางอีเมลได้เลย มันช่วยลดขั้นตอนที่เราต้องไปพิมพ์เอกสาร ส่งไปรษณีย์ และป้องกันกรณีเอกสารชำรุดหรือสูญหายด้วย” คุณเจษฎากล่าว 

ในฝั่งของคุณไผทได้ยกตัวอย่างกรณีศึกษาจาก Builk One Group ในการลงทุนพัฒนาเทคโนโลยีระบบบัญชี โดยคุณไผทกล่าวว่าทางบริษัทได้ทำระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ขึ้นมา ให้ตอบโจทย์รูปแบบการทำธุรกิจของตัวเอง ซึ่งสามารถลดทั้งขั้นตอน และภาระการทำเอกสาร การออกและส่งใบกำกับภาษี และช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ตรวจสอบบัญชีได้ โดยในไตรมาสที่ผ่านมาผู้ตรวจสอบบัญชีไม่ได้เข้ามาที่บริษัทเลย แต่ใช้วิธีการทำงานผ่านระบบคลาวด์แทน

นอกจากนั้นคุณไผทยังเล่าถึงประสบการณ์ส่วนตัว ที่ได้ไปช่วย transform ธุรกิจใน แวดวงอุตสาหกรรมก่อสร้าง ซึ่งเป็นภาคส่วนที่ได้รับผลกระทบอย่างหนักในช่วงโควิด ทำให้ผู้ประกอบการพยายามที่จะหาโซลูชั่น หรือเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้ได้มากที่สุด เพราะงานก่อสร้างเป็นงานที่ต้องประสานกับหลายภาคส่วน  ซึ่งสิ่งที่คุณไผทมองว่าสำคัญที่สุด คือผู้ประกอบการต้องการการเปลี่ยนแปลงทั้งห่วงโซ่ของภาคธุรกิจ จึงจะผลักดันให้เกิดการใช้ระบบบัญชีออนไลน์แบบเต็มรูปแบบได้ 

“วันนี้เราพยายามจะเปลี่ยนให้กลายเป็นอิเล็กทรอนิกส์  ไม่ว่าจะเป็นการเสนอราคา การประสานงาน ในวงการอุตสาหกรรมเองก็มีการผลักดันกันเองด้วย เพราะถ้าธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งเปลี่ยนแค่คนเดียว แต่คนในส่วน Supply chain นั้นไม่เปลี่ยนตาม มันก็เกิดอุปสรรค เพราะฉะนั้นต้องช่วยกันผลักดัน”

การลงทุนกับระบบบัญชี จะให้อะไรได้มากกว่าแค่การลดภาระ 

เมื่อถามถึงความคุ้มค่ากับการลงทุนเปลี่ยนระบบการเงินการบัญชีเป็นรูปแบบออนไลน์นั้น ในฝั่งของคุณเจษฎาให้ความเห็นว่า ผู้ประกอบการบางส่วนอาจจะมองว่าการลงทุนกับระบบบัญชี ไม่ได้ส่งผลทางตรงให้ธุรกิจเติบโตขึ้น หรือมียอดขายมากขึ้น แต่จากประสบการณ์ตรงและมุมมองของตน มองว่าระบบบัญชีเป็นแกนหลักของการทำธุรกิจ และเป็นการลงทุนที่ส่งผลในระยะยาว

สำหรับคุณไผท มองว่าการบริหารธุรกิจสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการต้องมีคือ ข้อมูลที่วัดผลได้  เพราะฉะนั้นข้อมูลทางการเงินจึงสำคัญ และยังกล่าวต่อถึงประสบการณ์ส่วนตัวของตน กับการละเลยความสำคัญของระบบบัญชี ซึ่งตนมองว่าผู้ประกอบการควรจะมีข้อมูลระบบการเงินและบัญชีขององค์กร

“ผมเคยเป็นผู้ประกอบการที่เป็นมวยวัดมากๆ เลย ขอแค่ทำงานไปวันๆ โดยที่ไม่มีข้อมูล ปิดงบก็มีข้อมูลผิด ส่งสำนักงานบัญชี และคิดว่าไม่ต้องจริงจังมากก็ได้ อันนั้นคือความผิดพลาดในฐานะธุรกิจ SMEs ทำให้เราวางแผนได้ยากมาก เรามีแต่ฝันอยู่ในอากาศ ไม่มีข้อมูลมาอ้างอิง พอเวลาจะไปขอกู้ธนาคาร หรือทำอะไรต่อเนื่อง มันยากไปหมด”

นอกจากนั้นคุณไผทยังยกตัวอย่างจากธุรกิจหนึ่งของ BUILK Group ในส่วนของอุตสาหกรรมก่อสร้าง ซึ่งการใช้แพลตฟอร์มสำหรับการทำบัญชีนั้นทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ใช่แค่การทำธุรกรรมทั่วไป หรือการจัดการภาษีเท่านั้น แต่สามารถบริหารจัดการเรื่องที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น คำนวณค่าใช้จ่าย, ต้นทุนในการก่อสร้าง ซึ่งส่งผลสำคัญต่อการเติบโตของธุรกิจ  ทำให้คุณไผทมองว่าการลงทุนกับระบบบัญชีและการเงินนั้น เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า ทั้งนี้ผู้ประกอบการควรเลือกลงทุนให้เหมาะสมกับขนาดและรูปแบบหรือความต้องการของธุรกิจตนเองด้วย 

ความไม่มั่นใจ กับดักสำคัญของการพัฒนาระบบบัญชี 

คุณขนิษฐ์ ผาทอง ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาและส่งเสริมนวัตกรรมจาก ETDA มองว่าเหตุผลสำคัญที่ทำให้ภาคธุรกิจหรือผู้ประกอบการไม่เปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชี หรือการเงินออนไลน์ เพราะเกิดความไม่เชื่อมั่นในระบบ ด้วยระบบบัญชีและการเงินเป็นเรื่องสำคัญ ต้องมีความถูกต้อง แม่นยำ และตรวจสอบได้ ทำให้ผู้ประกอบการเกิดความไม่มั่นใจกับการใช้เทคโนโลยี กังวลว่าจะทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง, ไม่ถูกกฎหมาย หรือไม่ได้มาตรฐาน  ซึ่งทาง ETDA เองที่ผ่านมาก็มีความพยายามในการให้ความรู้ความเข้าใจกับผู้ประกอบการ และเข้าไปวางมาตรฐานรูปแบบการใช้งาน เช่น มาตรฐานของใบกำกับภาษี มาตรฐานความปลอดภัยของการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ มาตรฐานการพิสูจน์และการยืนยันตัวตน เพื่อให้ผู้ประกอบการมีความมั่นใจและเชื่อมั่นในการใช้งานมากขึ้น และทำให้การใช้งานใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ขยายไปในวงกว้างมากขึ้น 

ในมุมมองของภาคธุรกิจ คุณเจษฎามองว่าการสร้างความเข้าใจเป็นสิ่งสำคัญ โดยยกตัวอย่างจาก Lineman Wongnai เอง ที่แม้จะเป็นธุรกิจ Startup และใช้เทคโนโลยีในการทำธุรกิจอยู่แล้ว แต่เมื่อจะเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีแบบออนไลน์ หรือใช้ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์  ส่วนตัวก็เกิดความกังวลเช่นเดียวกัน เพราะไม่รู้ว่าตัวระบบพร้อมใช้งานแค่ไหน เช่นเดียวกับเรื่องการทำระบบบัญชี จากเดิมที่ต้องทำงานในคอมพิวเตอร์ของออฟฟิศ แต่พอต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์ ในช่วงแรกก็ยังไม่มั่นใจและไม่เข้าใจการทำงานของระบบ ซึ่งคุณเจษฎามองว่าในมุมผู้ประกอบการรายย่อย หรือ SMEs โดยเฉพาะกลุ่มที่ไม่ได้มีความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีมาก ความไม่เข้าใจตรงนี้ ก็อาจจะเป็นอุปสรรคหรือทำให้เกิดความกังวล จนในที่สุดก็ไม่เลือกที่จะนำมาใช้งาน

ผู้ประกอบการควรนำเทคโนโลยีระบบบัญชีเข้ามาใช้เมื่อไหร่ 

คำแนะนำสำหรับผู้ประกอบการในการเริ่มต้นใช้ระบบบัญชีออนไลน์ คุณเจษฎามองว่าไม่ใช่เรื่องที่มีกฎตายตัวว่าจะต้องใช้ตั้งแต่ตอนเริ่มธุรกิจทันที ขึ้นอยู่กับความพร้อมของผู้ประกอบการเอง รวมถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของแต่ละคน  แต่สิ่งสำคัญคือต้องรู้ตัวเองว่าเราควรจะเริ่มใช้เมื่อไหร่ 

“ผมมองว่ามันไม่ได้มีกฎตายตัวนะ จริงๆ ว่าเราควรจะต้องทำตอนไหน มันขึ้นอยู่กับความพร้อมของเราเอง ความพร้อมของตลาด ความพร้อมของลูกค้าเรา ของคู่ค้าเรา วันนี้เรายังเล็กอยู่ อาจจะอยากลงทุนในด้านอื่นก่อน แต่ถึงจุดหนึ่งที่บริษัทเติบโตมาก มันอาจจะใช้ระบบเดิมๆไม่ได้แล้ว” 

โดยคุณเจษฎายกตัวอย่างจากบริษัท Wongnai เอง เมื่อจำนวนลูกค้าเริ่มเยอะมากขึ้น ทำให้ตระหนักได้ว่าไม่สามารถใช้วิธีและระบบแบบเดิมๆ ในการทำงานได้อีกต่อไป  

ในฝั่งของคุณไผท มองว่าปัจจุบันมีผู้ให้บริการแพลตฟอร์มมากมาย ซึ่งหากผู้ประกอบการยังไม่พร้อมจะทำด้วยตัวเอง ก็ควรไปหาพาร์ทเนอร์ที่เป็น Service provider เข้ามาช่วย ซึ่งจะเป็นแต้มต่อให้ธุรกิจสามารถเดินหน้าหาแหล่งเงินทุนได้มากขึ้น และหากวันหนึ่งที่ธุรกิจเติบโตจนพร้อมลงทุน ก็สามารถพัฒนาระบบบัญชีด้วยตัวเองได้ โดยส่วนตัวคุณไผทย้ำว่า การมีข้อมูลที่เชื่อถือได้จะทำให้การพัฒนาง่ายขึ้น 

ผู้อ่านสามารถรับชมเนื้อหาฉบับเต็มได้ที่ https://www.facebook.com/techsauceTH/videos/599538291052110