คงปฏิเสธไม่ได้ว่าในยุคที่หมุนเร็วขึ้นเนื่องจากการเข้ามาของเทคโนโลยี ส่งผลให้การรับข้อมูลข่าวสารเปลี่ยน การทำงานในทุกด้านก็มีความจำเป็นต้องเปลี่ยนเพื่อปรับให้เข้าทันโลกตลอดเวลา หากคุณเป็นผู้ที่ทำงานในด้านทรัพยากรบุคคลและรู้ว่าในอนาคตของบริษัทคุณจะได้รับผลกระทบจาก Digital Transformation แต่ไม่รู้ว่าจะเตรียมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้อย่างไร ในบทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกระบวนการจัดเวิร์คช็อป เกี่ยวกับการรับมือกับความเปลี่ยนแปลงและเตรียมความพร้อมในการเข้าสู่ยุคดิจิทัลของทีม HR ในบริษัท Moet Hennessy โดยเวิร์คช็อปในครั้งนี้มี Frederic Chardot และ Jayesh Menon เป็นผู้ทำการนำทุกขั้นตอน ซึ่งกระบวนการทั้งหมดใช้เวลาเพียง 2 วันเท่านั้น ลองมาดูกันค่ะว่าพวกเขาทำได้อย่างไร

ช่วงแรก: การเตรียมพร้อมสำหรับการเรียนรู้เกี่ยวกับโลกดิจิทัล

อันดับแรกทางบริษัทได้สร้างสภาพแวดล้อมที่จะทำให้คนสามารถสนุกไปกับการเรียนรู้เกี่ยวกับโลกดิจิทัล เพื่อให้คนที่ไม่มีพื้นฐานได้รู้สึกคุ้นเคยและสนุกไปกับมันได้ โดยจะมีกิจกรรมการเรียนรู้ที่เรียกว่า ‘Digi-Challenge’ สร้างการเรียนรู้ให้สนุกโดยการนำทฤษฎีต่างๆ มาทำให้เป็นเกม ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง AI, Big Data, Blockchain, Design Thinking โดยใช้ SmartUp.io เป็นแพลตฟอร์มที่ทุกคนใช้เรียนรู้ร่วมกัน

แคมเปญนี้ได้เริ่มสองอาทิตย์ก่อนที่เวิร์คช็อปจริงจะเริ่ม เพื่อทำให้พนักงานเกิดแรงจูงใจในการเรียนรู้ครั้งนี้ ทางทีมงานได้มีการส่งอีเมลไปยังหัวหน้าของแต่ละภาคส่วน อธิบายให้ทุกคนเข้าใจเป้าหมายของเวิร์คช็อป อีกทั้งประกาศว่าจะมีรางวัลสำหรับผู้ที่ทำคะแนนได้ดีสามอันดับแรกจากการร่วมเล่นในกิจกรรมนี้

ก่อนที่เวิร์คช็อปจะเริ่ม ในทุกๆ วันศุกร์ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นประสานงานจะทำการส่งภาพ Screenshot บทเรียนจาก Leaderboard อีกทั้งส่งข้อความแสดงความยินดีกับผู้ที่ทำคะแนนได้ดี ให้กำลังใจกับผู้ที่เหลือ อีกทั้งย้ำเตือนพนักงานว่าแต่ละคอนเทนต์จะมีความยาวเพียงห้านาทีเท่านั้น

เป้าหมายในการทำแบบนี้ก็เพราะต้องการให้ทุกคนค่อยๆ เริ่มทำความเข้าใจในแต่ละหัวข้อและแต่ละมุมมองของโลกดิจิทัลก่อน เพื่อให้เกิดความผ่อนคลาย และลดความตื่นตระหนกในการเรียนรู้ในหัวข้อใหม่ๆ นอกจากนี้ยังได้มีการสร้างคอนเทนต์ขึ้นมาเองเกี่ยวกับนวัตกรรมทั้งเก่าและใหม่และ Disruptive Technology ในอุตสาหกรรมของแต่ละคน

ช่วงที่สอง – ทำความเข้าใจกับโลกดิจิทัล

พอมาถึงช่วงเริ่มเวิร์คช็อปก็เห็นได้ชัดว่าผู้เข้าร่วมมีความตื่นเต้นและอยากมีส่วนร่วมในการเรียนรู้  เริ่มโดยการดู data และ insight จากกิจกรรม Digi-Challenge ที่ผ่านมา เริ่มตั้งแต่การให้พนักงานทำการประเมินตนเอง ไปจนถึงถามความคิดเห็นของแต่ละคนเกี่ยวกับอนาคตของนวัตกรรมในแต่ละอุตสาหกรรมว่าจะถูก disrupt อย่างไร

ช่วงเช้าพนักงานได้เรียนรู้เกี่ยวกับ ‘โลกดิจิทัล’, ระบบเศรษฐกิจแบบแบ่งปัน (Uberfication) อีกทั้ง การใช้ประโยชน์จากข้อมูลเพื่อการเรียนรู้ (Datafication) และบทเรียนจาก DBS Bank

ช่วงบ่าย จะเป็นการเรียนรู้แบบ ‘outside-in’ คือมองจากมุมลูกค้า โดยมี Adrain Tan มาเป็นผู้ให้การบรรยายกี่ยวกับพื้นที่ของ HR ในวงการสายเทค และมีโชว์เคสจากสตาร์ทอัพสาย HR Tech คือ TrustSphere และ PyMetrics จากนั้นก็ได้พาพนักงานรู้จักกับ IBM Watson และระบบ Cognitive Computing

ผลตอบรับของวันแรกนั้นเป็นที่น่าตกใจ พนักงานมีความตื่นตระหนกในการรู้ว่าเทคโนโลยีจะเข้ามามีผลกระทบต้อสายงานของพวกเขาอย่างไร ก็ทำให้พนักงานเริ่มมีความอยากที่จะสร้าง Digital Mindset ปรับกระบวนการคิดของตัวเองมากขึ้น

ช่วงที่สาม – ลองมือปฏิบัติจริง

วันที่สองของเวิร์คช็อปได้เน้นไปที่การปฏิบัติ โดยจะมี Crash Course ในวิชา Design Thinking และการทำ Prototyping สำหรับแอพ ต่อด้วยช่วงบ่ายเรียนรู้โมลเดล 6Ds ของ Digital Disruption อีกทั้งทำความรู้จักกับเหล่า Disruptor ในมุมมองเชิงลึกอีกทั้งคู่แข่งอื่นๆ ในสาย HR

หลังที่ได้มีการทัวร์แบบเสทอนจริงที่ Moet Hennessey’s innovation lab ในยุโรป ก็ได้ให้พนักงานลองท้าทายตัวเองด้วยการคิดว่า สำหรับพวกเขาแล้ว HR คืออะไร มีไว้เพื่ออะไร และจะนำสิ่งที่ได้เรียนรู้มาปรับใช้ในสายงานของตนอย่างไร

คอร์ส Design Thinking นั้นได้นำแบบฝึกหัดจาก Stanford’s dSchool (Design) มาปรับใช้ อีกทั้งใช้กระบวนการเดียวกันกับที่เคยใช้เทรนด์ให้กับเหล่ากรรมการผู้จัดการใหญ่ของ DBS ภายในเวลาเพียงสามชั่วโมงพนักงานก็ได้พัฒนากระบวนการคิดแบบ Design Thinking อีกทั้งการรู้จักทำ Prototyping ในรูปแบบที่พวกเขาไม่เคยได้ลองทำมาก่อน

ในช่วงบ่าย ก็จะเป็นการให้พนักงานฝึกทำการคิดแบบ “ทวีคูณ” หรือ “เอ็กซ์โปแนนเชียล” (Exponential) และจากการนำทฤษฎี โมเดลเกี่ยวกับ 6D’s of Tech Disruption ของ Steven Kotler และ Peter Diamandis มาใช้ซึ่งถือว่าเป็นโมเดลที่ทรงพลังที่สุดในโลกดิจิทัลยุคนี้

ปิดท้ายที่เวิร์คช็อปจบลง ด้วยการเขียน Action Plan และการหาว่าจะทำโปรเจคอะไรเพื่อเป็นการนำ และการคิดโปรเจคที่แสดงถึงการนำระบบการคิดแบบ Digital Mindset มาปรับใช้ในสายงาน HR

ผลที่ได้จากกิจกรรมในครั้งนี้ก็คือพนักงานได้แสดงความคิดเห็น ประสบการณ์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากเทคโนโลยีและทำความเข้าใจในการใช้เครื่องมือที่จะช่วยพวกเขาในการปรับตัวเข้าสู่ระบบ HR ในโลกดิจิทัล

สรุป

วันแรกเริ่มโดยการให้ตัวอย่างเพื่อให้พนักงานเห็นภาพว่าเทคโนโลยีได้เข้ามามีอิทธิพลในสายงาน HR อย่างไร ในวันที่สองจะเป็นการสร้างความมั่นใจให้พนักงานโดยการให้พวกเขาได้ลงมือปฏิบัติจริง ไม่ว่าจะเป็นการสร้าง Prototype ของแอพ โดยใช้ Marvel App เป็น Tool ใช้ในการออกแบบ ภายในระยะเวลาสามชั่วโมงมันก็ได้ทำให้พวกเขารู้ว่าจริงๆ แล้วสิ่งที่พวกเขาไม่คุ้นเคยมาก่อนมันไม่ได้ยากอย่างที่คิด แต่กลับกลายเป็นเรื่องสนุกได้

การสร้าง Digital Mindset

เพื่อให้ง่ายต่อการทำงานเป็นทีมและเพื่อที่เหล่า stakeholders จะได้ทำการไกด์พวกเขาในขั้นตอนต่อไปได้ พนักงานถูกทำการแบ่งเป็นกลุ่มแล้วดูว่าพวกเขาให้คำจำกัดความของ “ดิจิทัล” อย่างไรเพื่อที่จะหาจุดที่ทุกคนสามารถทำความเข้าใจร่วมกันได้ โดยความหมายที่พวกเขาเห็นพ้องต้องกันคือ “การมี Digital Mindset จะทำให้เกิดการทำงานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพขึ้น”

ในขั้นตอนสุดท้ายที่ได้ให้มีการคิดโปรเจคว่าจะทำอะไรต่อไปนั้น เป็นที่น่าสนใจว่าพนักงานได้ให้ความเห็นว่า ‘Digital Mindset’ ไม่ควรจะเป็นสิ่งที่ทำเป็นโปรเจคเสริม ไม่ใช่เพราะมันไม่สำคัญ แต่มันสำคัญมากจนกระทั่งพวกเขาจะต้องทำให้เป็นกิจลักษณะในการทำงาน

ดังนั้นพวกเขาเลยได้ทำการตัดสินใจว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการนำระบบการคิดแบบดิจิทัลมาปรับใช้ในการทำงานให้ได้มากที่สุด

ภายในระยะเวลาพียงสองวัน จากการเริ่มทำกิจกรรมที่เป็นการปรับให้พนักงานได้ทำความคุ้นเคยกับโลกดิจิทัล มาสู่การสร้างกระบวนการเรียนรู้ให้พนักงานมีความมั่นใจในการปรับทัศนคติและสร้าง Digital Mindset ให้กับพนักงาน ทำให้พวกเขาได้มีความกระตือรือร้นในการเรียนรู้ด้วยตัวเองในการเพิ่มขีดความสามารถในการรับข้อมูลใหม่ๆ

แหล่งที่มา: hrmasia

บทความนี้แปลจาก blog ของ Laurence Smith Former Group Head of Learning & Talent Development ของ DBS Bank  ซึ่งเคยเป็นหนึ่งใน Speaker ที่งาน Techsauce Summit ปี 2016

พบกับ Laurence Smith ได้ที่งาน Techsauce Global Summit 2020: Special Edition - Evolving Stronger วันที่ 5-8 ตุลาคมนี้

สำหรับท่านใดที่ทำงานในสาย Human Resource ฟัง Laurence Smith ได้ที่งาน Techsauce Global Summit เขาจะมาพูดเรื่อง "Turning Crisis into Opportunity & Accelerating Transformation"
ซื้อบัตรได้ที่ https://bit.ly/2ZqBvBL
รายละเอียดเพิ่มเติม https://summit.techsauce.co/