วางแผนการทำงานเป็นสิ่งที่ดี แต่ถ้าใช้เวลาทั้งหมดไปกับการวางแผนคงไม่ดีแน่  บริษัทใหญ่ ๆ จึงมีสิ่งที่เรียกว่า “กฎการวางแผน 10%” ซึ่งเป็นกฎที่ช่วยให้งานเดินเร็ว และใช้เวลาในการทำงานทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กฎการวางแผน 10%

กฎการวางแผน 10% คือกฎที่บอกว่า คุณควรใช้เวลาสำหรับวางแผนการทำงานเพียงแค่ 10% ของเวลาในการทำงานทั้งหมด เช่น โปรเจกต์ที่ใช้เวลาทำ 1 ชั่วโมง หากคุณทำตามกฎ 10% เวลาที่เหมาะสมในการวางแผนก็ไม่ควรที่จะเกิน 6 นาที

มันเป็นกฎหลักที่บริษัทใหญ่ ๆ เช่น YouTube, Disney และ Canva ใช้ในการจัดสรรเวลา เพื่อที่จะไม่เสียเวลาในส่วนของการวางแผนมากเกินไป และเหลือเวลาเพียงพอต่อการทำงานจริงให้ออกมาดี โดยกรอบเวลาที่พบบ่อยในหลาย ๆ ธุรกิจ ก็คือ 3 เดือน หรือรายไตรมาส

ซึ่งบางบริษัทก็เรียกกรอบเวลา 3 เดือนนี้ว่า ฤดูกาล (ฤดูร้อน,ฤดูใบไม้ร่วง, ฤดูหนาว และฤดูใบไม้ผลิ) เพื่อช่วยให้ทีมจำระยะเวลาต่าง ๆ ในการวางแผนงานแต่ละช่วงได้

วางแผนตามกฎ 10% ในกรอบเวลาต่าง ๆ

รายสัปดาห์ บริษัทใหญ่บางแห่งและบริษัทเล็ก ๆ มักมีการทำงานแต่ละโปรเจกต์ในระยะเวลาสั้น ๆ เช่น บริษัท Basecamp ที่จะทำโปรเจกต์ในกรอบเวลาประมาณ 6 สัปดาห์ เมื่อใช้กฎ 10% ช่วงเวลาที่เหมาะสมกับการวางแผนก็คือ 3 วัน

รายไตรมาส (3 เดือน) เป็นกรอบเวลาที่บริษัทส่วนใหญ่เลือกใช้ ซึ่งการวางแผนงานแบบรายไตรมาส เมื่อใช้กฎ 10% ระยะเวลาที่เหมาะสมในการวางแผนงานก็คือ 1 สัปดาห์ 

รายปีหรือระยะยาว เป็นกรอบเวลาที่บริษัทยักษ์ใหญ่ระดับโลกใช้กัน เช่น Disney เป็นการวางแผนล่วงหน้าไว้หลายปี ส่วนใหญ่โปรเจกต์เหล่านี้มักจะเป็นโปรเจกต์ใหญ่และสำคัญ โดย Disney จะคิดโปรเจกต์ล่วงหน้า 5 ปี ซึ่งในการวางแผนงานระยะยาวจะใช้เวลาประมาณ 9 เดือน หรือคิดเป็น 15% ซึ่งอาจจะเกิน 10% ไปเล็กน้อย แต่ก็ยังอยู่ในช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับการเตรียมพร้อมเพื่อทำงานใหญ่

สุดท้ายแล้ว ‘การวางแผน’ ก็ยังเป็นขั้นตอนที่สำคัญกับการดำเนินงาน ไม่ว่าจะงานเล็ก หรืองานใหญ่ก็ควรที่จะมีแบบแผนให้เดินตาม และกฎ 10% ก็เป็นสิ่งที่จะช่วยทั้งงานเล็กและใหญ่ให้ดำเนินไปในกรอบเวลาที่เหมาะสม

อ้างอิง: inc

ถึงเป็นธุรกิจเล็ก วัฒนธรรมองค์กรก็สำคัญ
เริ่มเปลี่ยนวันนี้ก่อนสาย
.
หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหา … พนักงานหมดไฟ…ทุกการตัดสินใจล่าช้าเพราะต้องรอ CEO … พนักงานลาออกเยอะ แต่ไม่รู้สาเหตุ และอีกมากมายปัญหาในองค์กรที่คุณแก้ไม่ตก
.
Peoplesauce ช่วยธุรกิจ SMEs /Startups ที่กำลัง Scale up สร้าง “คน” และ“Culture” เพื่อให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

เริ่มเปลี่ยนไปพร้อมกับเราได้ตั้งแต่วันนี้ที่

• FB Page: https://bit.ly/3PHzLNJ
• Website: peoplesauce.tech