ตื่นปุ๊บเช็คเมลปั๊บ ระวังงานล้นเกินรับมือ ดู 3 วิธีแก้แบบมีประสิทธิภาพ

ตื่นปุ๊บเช็คเมลปั๊บ ทำให้ไม่ Productive การศึกษาเผย การเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการอ่านอีเมลเป็นอันดับแรก ส่งผลให้การทำงานขาดประสิทธิภาพ

ทำไมตื่นเช้ามาเช็คอีเมล ทำให้การทำงานขาดประสิทธิภาพ 

กว่า 40% จากผลสำรวจ 9,000 ของพนักงานบริษัท DeskTime ในสหรัฐอเมริกา เลือกที่เริ่มต้นวันทำงานด้วยการเช็คอีเมล และอีกกว่า 19.8% เลือกเปิดแอปพลิเคชั่นติดต่อสื่อสารอื่น ๆ ซึ่งไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจ เพราะบริษัทส่วนใหญ่ล้วนติดต่อสื่อสารผ่านอีเมลเป็นหลัก

การเปิดอีเมลเป็นอันดับแรกของวันไม่ใช่เรื่องที่ดีนัก ถือเป็นการทำงานแบบเชิงรับหรือ Reactive เพราะทำให้เราไม่ได้โฟกัสกับงานของตัวเอง หรืองานที่ตั้งใจไว้เป็นหลัก แต่ปล่อยให้ปัจจัยภายนอกหรือให้ผู้อื่นมากำหนดแนวทางการทำงานในแต่ละวัน ส่งผลให้เหลือเวลาจัดการงานของเราเพียงเล็กน้อยเท่านั้น 

นอกจากนี้ยังส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและเพิ่มความเครียดมากขึ้น การเริ่มต้นด้วยการเปิดอีเมลเพิ่มความวิตกกังวล และจากผลสำรวจพบว่า 71% ของมนุษย์เงินเดือนในสหรัฐอเมริกา ไม่สามารถทำงานให้เสร็จทันตามกำหนดได้และจบที่ต้องทำงานล่วงเวลาเป็นประจำ

การทำงานแบบ Proactive ทางแก้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

แทนที่จะทำงานแบบ Reactive แต่เปลี่ยนมาเป็นการทำงานแบบ Proactive หรือแบบเชิงรุก ซึ่งเป็นการทำงานโดยมีการคิดวางแผนไว้ล่วงหน้า จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานซึ่งมีแนวทางง่าย ๆ ดังต่อไปนี้ 

เปลี่ยนกิจวัตรยามเช้าใหม่: แทนที่จะเปิดอ่านอีเมลเป็นอันดับแรก ให้เริ่มต้นวันใหม่ให้การจัดลำดับความสำคัญในงาน ควรให้เวลากับงานที่ต้องใช้เวลามากหรือใช้สมาธิมากที่สุดเป็นลำดับแรก

กำหนดขอบเขตเวลา: กำหนดช่วงเวลาเฉพาะ แบ่งเวลาพักระหว่างทำงาน หรือกำหนดเป็นช่วงหลังของวันในการตรวจสอบหรือตอบอีเมล ด้วยวิธีนี้สามารถทำให้จัดการได้ทั้งเรื่องเร่งด่วนในขณะที่ยังคงโฟกัสในงานสำคัญของตัวเองต่อไปได้

จัดหมวดหมู่อีเมล: ใช้ตัวกรองอีเมลเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดลำดับความสำคัญของอีเมลโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะช่วยให้เห็นถึงลำดับความสำคัญของอีเมล และสามารถจัดสรรเวลามาตรวจสอบตามความเหมาะสมได้

การหลีกเลี่ยงการเช็คอีเมลเป็นอย่างแรกในตอนเช้าตามแนวทางข้างต้นถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแล้ว ยังเปลี่ยนแปลงตัวเองให้เป็นคน proactive สามารถทำงานตามแนวทางการทำงานของตนเองและมุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญที่แท้จริง

อ้างอิง: forbes