โดยสิรภพ ฤดีนิยมวุฒิ, อดีต Digital Marketing Manager ให้กับบริษัท Startup ด้าน Education Tech ในเบอร์ลิน, ปัจจุบันเป็นเจ้าของและ CEO บริษัท Keen Education เอเจนซี่เรียนต่อประเทศเยอรมนี

ตอนนี้หลายบริษัทปรับตัวกันเยอะเพื่อรับมือกับ COVID-19 ด้วยการให้พนักงาน 'Work from home' อาจมีหลายคนไม่เคยทำมาก่อน หรือว่าเคยทำแล้วแต่ไม่เวิร์ค วันนี้ผมเลยขอลองแชร์วิธีการทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพ โดยอิงจากประสบการณ์ตรงที่เคยได้สัมผัสตอนที่ทำงานให้กับบริษัท Startup ในเยอรมนีครับ



0
 Advanced issue found

 


0
 Advanced issue found

 


0
 Advanced issue found

 


0
 Advanced issue found

 



0
 Advanced issue found

 


0
 Advanced issue found

 
บรรยากาศการทำงานแบบปกติในออฟฟิศที่เบอร์ลิน

ทำไมต้องเรียนรู้จาก startup?

เพราะบริษัทแนว startup ได้ใช้นโยบายนี้มาก่อนหลายปีแล้ว และก็มีหลายที่ที่ยังใช้นโยบายนี้ต่อเรื่อยๆ ไม่ใช่แค่เฉพาะช่วงที่ไวรัสระบาด ทำให้บริษัทเหล่านี้มีโอกาสได้เรียนรู้ ลองผิดลองถูก จนได้สูตรการทำงานที่ลงตัวและเวิร์คจริงๆ ส่งผลให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างไม่สะดุด พนักงานทำงานแบบมีประสิทธิภาพมากขึ้น แถมยังมีความสุขมากขึ้นด้วย

1. เอาคอมกลับบ้านไม่ช่วยอะไร ถ้าไม่มีโปรแกรมตัวช่วย

การเช็คสัญญานอินเตอร์เน็ทและการ set up คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปของเราให้พร้อมก่อนการทำงานถือเป็นสิ่งที่จำเป็นและสำคัญมาก นอกเหนือจากอินเตอร์เน็ทที่เร็ว และคอมที่ไม่กระตุก โปรแกรมตัวช่วยเพิ่มเติมก็ถือเป็นส่ิงที่ขาดไม่ได้ ซึ่งจะให้ช่วยให้เราทำงานที่บ้านได้เร็วขึ้น และดีขึ้น

ผมขอแนะนำโปรแกรมและเครื่องมือเบื้องต้นที่ชาว startup ในเบอร์ลินส่วนใหญ่เค้าใช้กันตามนี้ครับ

1) Slack: แชทแบบมืออาชีพ
เป็นโปรแกรมแชทที่มากว่าแชทครับ ให้นึกถึงไลน์กรุ๊ปของบริษัท แต่ว่าฟีเจอร์ต่างๆครบกว่า เหมาะสำหรับการทำงานมากกว่า เช่นการส่งไฟล์ใหญ่ได้สะดวก รูปภาพหรือข้อความต่างไม่หาย หาง่าย รวมถึงการสร้างห้องแชท เฉพาะกลุ่มแยกออกไปด้วย ที่ชอบคือมันใช้งานง่ายมาก ข้อมูลไม่หาย

2. Asana: ตัวช่วยให้การทำงานเป็นทีมเป็นเรื่องง่าย
ตัวนี้จะเป็นโปรแกรมที่ช่วยให้เราจัดงานต่างๆที่ต้องทำเป็นทีมได้สะดวกมากขี้น อธิบายแล้วไม่เคลียร์เท่ากับลองใช้เอง Asana ช่วยให้การสื่อสารและการประสานงานกันภายในทีมดีขึ้นและง่ายขึ้น แต่ละคนจะรู้ว่าต้องทำอะไร ส่งงานวันไหน Team Lead ก็สามารถเช็คได้ว่าแต่ละคนทำอะไรอยู่ และงานเดินไปแล้วมากน้อยแค่ไหน

3) Google Hangout & Google Calendar: คอลกันได้สะดวก แบบไม่ลืมเวลานัด
หลายคนคงคุ้นกับ Google Calendar มาบ้างแล้ว แต่อยากให้แนะนำให้ใช้ร่วมกันกับ Google Hangout ซึ่งเป็นโปรแกรม Video Conference เพราะพอทั้งสองตัวนี้ทำงานด้วยกัน ชีวิตเราจะง่ายมาก อาทิตย์ไหนยุ่งๆ เราก็สามารถเช็คตารางตัวเอง หาเวลาว่างให้ตรงกับคนอื่น นัดเวลา แอดคนประชุมเพิ่ม หรือจะแก้เวลา ทั้งหมดนี้สามารถทำได้สะดวกมาก

4) Google Docs (รวมพวก Sheet และ Slide ไปด้วย): เอกสารออนไลน์ที่ให้การทำงานด้วยกันง่ายขึ้น
ตัวช่วยสุดท้ายที่อยากแนะนำ ให้นึกว่าเรายก Microsoft Office ทั้งหมดไม่ว่าจะเป็น Words, Excel หรือ PowerPoint มาไว้บนออนไลน์ นั่นหมายความว่าเราสามารถแชร์ให้กับเพื่อนร่วมทีมได้สะดวกแค่ส่งลิงค์ หรือจะให้คนอื่นคอมเม้นท์งาน แก้ไข หรือเพิ่ม feedback ก็สามารถทำได้แบบเรียลไทม์เลย



0
 Advanced issue found

 
โปรแกรมตัวช่วยต่างๆ สำหรับการ work from home

2. ชัดเจนเรื่องเวลาออนไลน์

พอไม่ได้เข้าออฟฟิศ หลายคนกลัวคนอื่นไม่รู้ว่าเราทำงานอยู่ เลยทำตัวแอคทีฟมาก รอตอบแชททั้งวันทั้งคืน โดยที่ไม่ได้ทำงานอะไรเป็นชิ้นเป็นอันเลย หรือหลายคนก็ทำงานช้าลง เพราะมัวแต่มาคอยตอบแชทคนนู้นคนนี้ เทคนิคง่ายๆที่ผมอยากแชร์ก็คือก่อนเริ่มทำงาน ให้เราประชุมกันและตกลงกันก่อนว่า แต่ละคนจะสามารถว่างตอบแชทได้ตอนไหนบ้าง

บางคนอาจมีงานโปรเจคใหญ่ที่ต้องทำคนเดียวอาจจะบอกทีมว่า วันนี้เราขอเงียบช่วงเช้า แต่ตอนบ่ายจะออนไลน์มาตอบแชทเพื่อนร่วมงานนะ เป็นต้น ส่วนเวลาการเข้างานก็ต้องชัดเจนเช่นกัน เช่นเริ่มงาน 9 โมงเลิก 6 โมง บางคนมาตามงานต่อตอนสามทุ่มและใช้ข้ออ้างว่าก็อยู่บ้านอยู่แล้ว ส่งงานให้นิดเดียวเอง อันนี้ไม่ได้ ต้องคุยกันให้เคลียร์เลย และเรื่อง Trust หรือการไว้ใจก็มีความสำคัญมาก หัวหน้าต้องไว้ใจลูกน้อง และเราต้องไว้ใจเพื่อนร่วมงานว่าทุกคนถึงแม้ว่าจะอยู่บ้าน แต่ก็รู้หน้าที่และทำงานอย่างตั้งใจ ถ้าเรารู้สึกว่าเราไว้ใจใครไม่ได้เลย อันนี้ต้องนั่งคุยกันใหม่และหาทางออกตั้งแต่แรกเลยครับ ไม่งั้นไปต่อไม่ได้

3. Video Conference แบบเน้นอ่านบท ไม่ท่องสด

หลายคนเจอปัญหาการ ‘คอนคอล’ หรือการประชุมออนไลน์แล้วแย่กว่าการประชุมที่ออฟฟิศ คือเสียเวลาเพิ่มเพราะคุยไม่ถนัด หรือเพื่อนรวมงานชวนคุยเเรื่องชีวิตเรื่อยเปื่อยเพราะไม่เจอหน้ากันนาน ผมแนะนำให้แก้โดยการเตรียมการประชุมให้มากกว่าเดิม หลายคนก็ต้องมีทำเอกสาร ทำ Agenda การประชุมล่วงหน้าก่อนอยู่แล้ว แต่คราวนี้ต้องทำมากขึ้นอีก

แนะนำให้เตรียมตัวการประชุมโดยทำใส่ Google Docs (หรือระบบเอกสารที่คนอื่นสามารถเข้าถึงได้ แก้ได้ และแชร์ออกได้) และแชร์ให้ผู้ร่วมประชุมสามารถเห็นหัวข้อต่างๆได้ก่อน และสามารถพิมพ์ความเห็นใส่เพิ่มได้ทั้งก่อนและหลังการประชุม

ขอแชร์ขั้นตอนง่ายๆตามนี้ครับ

  • กำหนดหัวข้อไว้เลยว่าวันนี้จะพูดถึงเรื่องอะไรบ้าง
  • แบ่งประเภทหัวข้อ เช่น อันนี้อัพเดทเฉยๆ แต่ส่วนนี้คือที่ต้องหาข้อสรุป
  • พิมพ์ก่อนพูด: ให้ทุกคนเสนอไอเดียหรือข้อเสนอแนะและพิมพ์คร่าวๆลงไปในเอกสารก่อนประชุม พอตอนประชุมก็เน้นให้คนนั้นอธิบายเพิ่มเติม
  • อัพเดทเอกสารพร้อมกันไปเลย: ที่ไหนใช้ Google Docs ก็อาจจะมอบหมายให้คนใดคนหนึ่ง เป็นคนบันทึกการประชุม แทนที่สรุปบันทึกทีหลัง ก็ให้พิมพ์อัพเดท status หรือคอมเม้นท์ไปเลย จะได้ไม่เสียเวลาตามสรุปใหม่ หรือถ้าคนนั้นพิมพ์ผิด คนออกความเห็นจะได้แก้กันในไฟล์แบบเรียลไทม์เลย

แค่นี้ก็จะประหยัดเวลา และเข้าใจกันมากขึ้นครับ ส่วนใครมาไม่ทัน พลาดการประชุม หรือมีข้อสงสัย ก็กลับไปคุ้ยเอกสารต่อเองได้เลย



0
 Advanced issue found

 


0
 Advanced issue found

 


0
 Advanced issue found

 

Startup ที่มีชื่อเสียงจากเบอร์ลิน

4. Documentation, documentation, documentation...

อันนี้ได้ยินบ่อยมากในการทำงานที่เบอร์ลินครับ ยิ่งต้องทำงานกับทีมที่นั่งอยู่ต่างประเทศด้วย ยิ่งสำคัญ แปลเป็นไทยก็มีความหมายประมาณว่า “จงบันทึก, บันทึก และบันทึก” อาจดูไม่เก๋แต่สำคัญสำหรับการ work from home อย่างมาก

การบันทึกในที่นี้ หมายถึงการที่เราจัดทำเอกสารที่สรุปหรือรวบรวมข้อมูลสำคัญ และขั้นตอนการทำงานต่างๆที่เราคิดว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่น หรือทีมอื่นๆจำเป็นต้องรู้ จำเป็นต้องใช้เก็บไว้ในระบบที่สามารถแชร์ต่อ และค้นหาได้ง่ายครับ

ตอนเราไปทำงาน ไปเจอทั้งทีม ทั้งบริษัท นั่งอยู่ที่เดียวกัน เวลาเราอยากรู้อะไร ไม่เข้าใจอะไร ก็แค่เดินไปถาม เดี่ยวคนนั้นเค้าก็อธิบายให้ฟัง หยิบเอกสารให้ดู หรือเปิดคอมโชว์เรา แต่ถ้าทุกคนทำงานที่บ้าน กิจกรรมเหล่านั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย หรือลำบากและเสียเวลามาก

เราสามารถแก้ปัญหาโดยการยอมเสียเวลาตอนแรกนิดนึง ให้ทุกฝ่ายเขียนบันทึกเก็บไว้ครับ เวลาคนอื่นสงสัยยังไง แทนที่จะเสียเวลาไปถาม และคนนั้นต้องเสียเวลามานั่งอธิบายซ้ำ ข้อมูลอาจจะผิดด้วย สื่อสารก็ลำบาก เราจะได้เปิดดูไฟล์เอกสารบันทึกและแก้ปัญหาเองไปได้เลย

บริษัทไม่ได้เป็น Startup พนักงานก็ไม่ได้มีหัว IT จะทำได้หรอ?

ได้ครับ อย่างบริษัทใหม่ของผมก็ไม่ได้เป็น Tech startup หรือทำเกี่ยวกับ IT แต่ตรงกันข้ามด้วยซ้ำ คือเป็นการบริการให้คำปรึกษาด้านการเรียนต่อต่างประเทศ แต่ก็พยายามนำวิธีที่กล่าวไปข้างต้น มาปรับใช้ครับ ที่จะยากตอนแรกอาจจะเป็นการหาโปรแกรมต่างๆที่เหมาะกับบริบทของบริษัท (เพราะมันมีให้เลือกเยอะมาก) รวมถึงการใช้เวลาตอนแรกสักพักในการทำความคุ้นเคย และเทรนทีมงานให้ใช้งานเป็นครับ แต่พอทุกคนคล่องแล้ว รับรองว่าจะทำงานกันมีประสิทธภาพมากกว่าแต่ก่อนแน่นอน

ของผมจะใช้เป็นพวกโปรแกรมสำหรับการขาย เช่น Pipedrive ซึ่งจะเก็บข้อมูลลูกค้าต่างๆไว้บน cloud (อย่างปลอดภัย) ทีมงานเราสามารถเข้าไปเช็คสถานะของลูกค้าแต่ละคนได้ทันทีว่าตอนนี้ตัดสินใจสั่งซื้อรึยัง โปรไฟล์เป็นยังไงบ้าง ถึงแม้ว่าทีมงานคนนั้น ไมได้เคยคุยกับทั้งลูกค้าคนนี้และทีมงานคนอื่นที่ดูแลลูกค้ามาก่อน อย่างผมหลักๆคือทำงานอยู่ที่เบอร์ลินแต่ทีมทั้งหมดจะอยู่ที่ไทย เลยต้องทำขั้นตอนการทำงานในส่วนนี้ให้ชัดเจนและสะดวกมาที่สุดครับ เพราะเราไม่ได้ไปนั่งทำงานพร้อมกับเค้า



0
 Advanced issue found

 


0
 Advanced issue found

 



0
 Advanced issue found

 


0
 Advanced issue found

 
ทีมงาน Keen Education กับนักเรียนไทยในเยอรมนี

About Keen Education

เราเป็นเอเจนซี่รุ่นใหม่ที่เน้นด้านการศึกษาที่ประเทศเยอรมนีโดยเฉพาะ เรามีทีมงานทั้งในไทยและเยอรมนีที่พร้อมให้คำปรึกษา และช่วยเหลือนักเรียนทุกขั้นตอน ใครสนใจเรียนต่อไม่ว่าจะเป็นคอร์สเรียนภาษา หรือหลักสูตรปริญญาตรี-โท สามารถทักมาคุยกับเราได้เลยที่ Facebook Page หรือเว็บไซต์ของเรา

RELATED ARTICLE

Responsive image

เสียงสะท้อนจากคนไทยในจีนและ ถนนเส้นเดียวกัน ของ รัฐกับประชาชน ในวันที่ COVID-19 ระบาด

เสียงสะท้อนจากคนไทยในจีนและ ถนนเส้นเดียวกัน ของ รัฐกับประชาชน ในวันที่ COVID-19 ระบาด...

Responsive image

คุยกับทายาทรุ่นสามแห่ง COCA ถึงกลยุทธ์สู้ Covid-19 ด้วย Delivery และถ่ายทอดตำรารับไม้ต่อเพื่อให้กิจการคงอยู่ถึงรุ่นหลัง

Delivery เป็นทางรอดของธุรกิจร้านอาหารในช่วงการระบาดของ Covid-19 เช่นเดียวกับภัตตาคารที่ก่อตั้งมาถึง 62 ปีอย่าง COCA ที่ปัจจุบันบริหารโดยทายาทรุ่นสามที่ต้องทำให้กิจการสืบทอดสู่คนรุ่...

Responsive image

Join&Coin ธุรกิจค้าปลีกรูปแบบใหม่กับแนวคิด ‘Startup ภูธร’ โมเดลลดความเหลื่อมล้ำในสังคมชนบท

เมื่อพูดถึง Startup หลายคนอาจจะมองเห็นภาพของแนวคิดการทำธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยีในการขับเคลื่อน เพื่อการแก้ปัญหา (pain point) อย่างใดอย่างหนึ่งให้กับสังคม โดยจะมีอิทธิพลที่สามารถนำไปสู...