โดยสิรภพ ฤดีนิยมวุฒิ, อดีต Digital Marketing Manager ให้กับบริษัท Startup ด้าน Education Tech ในเบอร์ลิน, ปัจจุบันเป็นเจ้าของและ CEO บริษัท Keen Education เอเจนซี่เรียนต่อประเทศเยอรมนี

ตอนนี้หลายบริษัทปรับตัวกันเยอะเพื่อรับมือกับ COVID-19 ด้วยการให้พนักงาน 'Work from home' อาจมีหลายคนไม่เคยทำมาก่อน หรือว่าเคยทำแล้วแต่ไม่เวิร์ค วันนี้ผมเลยขอลองแชร์วิธีการทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพ โดยอิงจากประสบการณ์ตรงที่เคยได้สัมผัสตอนที่ทำงานให้กับบริษัท Startup ในเยอรมนีครับ

0

 Advanced issue found

▲

 

บรรยากาศการทำงานแบบปกติในออฟฟิศที่เบอร์ลิน

ทำไมต้องเรียนรู้จาก startup?

เพราะบริษัทแนว startup ได้ใช้นโยบายนี้มาก่อนหลายปีแล้ว และก็มีหลายที่ที่ยังใช้นโยบายนี้ต่อเรื่อยๆ ไม่ใช่แค่เฉพาะช่วงที่ไวรัสระบาด ทำให้บริษัทเหล่านี้มีโอกาสได้เรียนรู้ ลองผิดลองถูก จนได้สูตรการทำงานที่ลงตัวและเวิร์คจริงๆ ส่งผลให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างไม่สะดุด พนักงานทำงานแบบมีประสิทธิภาพมากขึ้น แถมยังมีความสุขมากขึ้นด้วย

1. เอาคอมกลับบ้านไม่ช่วยอะไร ถ้าไม่มีโปรแกรมตัวช่วย

การเช็คสัญญานอินเตอร์เน็ทและการ set up คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปของเราให้พร้อมก่อนการทำงานถือเป็นสิ่งที่จำเป็นและสำคัญมาก นอกเหนือจากอินเตอร์เน็ทที่เร็ว และคอมที่ไม่กระตุก โปรแกรมตัวช่วยเพิ่มเติมก็ถือเป็นส่ิงที่ขาดไม่ได้ ซึ่งจะให้ช่วยให้เราทำงานที่บ้านได้เร็วขึ้น และดีขึ้น

ผมขอแนะนำโปรแกรมและเครื่องมือเบื้องต้นที่ชาว startup ในเบอร์ลินส่วนใหญ่เค้าใช้กันตามนี้ครับ

1) Slack: แชทแบบมืออาชีพ
เป็นโปรแกรมแชทที่มากว่าแชทครับ ให้นึกถึงไลน์กรุ๊ปของบริษัท แต่ว่าฟีเจอร์ต่างๆครบกว่า เหมาะสำหรับการทำงานมากกว่า เช่นการส่งไฟล์ใหญ่ได้สะดวก รูปภาพหรือข้อความต่างไม่หาย หาง่าย รวมถึงการสร้างห้องแชท เฉพาะกลุ่มแยกออกไปด้วย ที่ชอบคือมันใช้งานง่ายมาก ข้อมูลไม่หาย

2. Asana: ตัวช่วยให้การทำงานเป็นทีมเป็นเรื่องง่าย
ตัวนี้จะเป็นโปรแกรมที่ช่วยให้เราจัดงานต่างๆที่ต้องทำเป็นทีมได้สะดวกมากขี้น อธิบายแล้วไม่เคลียร์เท่ากับลองใช้เอง Asana ช่วยให้การสื่อสารและการประสานงานกันภายในทีมดีขึ้นและง่ายขึ้น แต่ละคนจะรู้ว่าต้องทำอะไร ส่งงานวันไหน Team Lead ก็สามารถเช็คได้ว่าแต่ละคนทำอะไรอยู่ และงานเดินไปแล้วมากน้อยแค่ไหน

3) Google Hangout & Google Calendar: คอลกันได้สะดวก แบบไม่ลืมเวลานัด
หลายคนคงคุ้นกับ Google Calendar มาบ้างแล้ว แต่อยากให้แนะนำให้ใช้ร่วมกันกับ Google Hangout ซึ่งเป็นโปรแกรม Video Conference เพราะพอทั้งสองตัวนี้ทำงานด้วยกัน ชีวิตเราจะง่ายมาก อาทิตย์ไหนยุ่งๆ เราก็สามารถเช็คตารางตัวเอง หาเวลาว่างให้ตรงกับคนอื่น นัดเวลา แอดคนประชุมเพิ่ม หรือจะแก้เวลา ทั้งหมดนี้สามารถทำได้สะดวกมาก

4) Google Docs (รวมพวก Sheet และ Slide ไปด้วย): เอกสารออนไลน์ที่ให้การทำงานด้วยกันง่ายขึ้น
ตัวช่วยสุดท้ายที่อยากแนะนำ ให้นึกว่าเรายก Microsoft Office ทั้งหมดไม่ว่าจะเป็น Words, Excel หรือ PowerPoint มาไว้บนออนไลน์ นั่นหมายความว่าเราสามารถแชร์ให้กับเพื่อนร่วมทีมได้สะดวกแค่ส่งลิงค์ หรือจะให้คนอื่นคอมเม้นท์งาน แก้ไข หรือเพิ่ม feedback ก็สามารถทำได้แบบเรียลไทม์เลย

โปรแกรมตัวช่วยต่างๆ สำหรับการ work from home

2. ชัดเจนเรื่องเวลาออนไลน์

พอไม่ได้เข้าออฟฟิศ หลายคนกลัวคนอื่นไม่รู้ว่าเราทำงานอยู่ เลยทำตัวแอคทีฟมาก รอตอบแชททั้งวันทั้งคืน โดยที่ไม่ได้ทำงานอะไรเป็นชิ้นเป็นอันเลย หรือหลายคนก็ทำงานช้าลง เพราะมัวแต่มาคอยตอบแชทคนนู้นคนนี้ เทคนิคง่ายๆที่ผมอยากแชร์ก็คือก่อนเริ่มทำงาน ให้เราประชุมกันและตกลงกันก่อนว่า แต่ละคนจะสามารถว่างตอบแชทได้ตอนไหนบ้าง

บางคนอาจมีงานโปรเจคใหญ่ที่ต้องทำคนเดียวอาจจะบอกทีมว่า วันนี้เราขอเงียบช่วงเช้า แต่ตอนบ่ายจะออนไลน์มาตอบแชทเพื่อนร่วมงานนะ เป็นต้น ส่วนเวลาการเข้างานก็ต้องชัดเจนเช่นกัน เช่นเริ่มงาน 9 โมงเลิก 6 โมง บางคนมาตามงานต่อตอนสามทุ่มและใช้ข้ออ้างว่าก็อยู่บ้านอยู่แล้ว ส่งงานให้นิดเดียวเอง อันนี้ไม่ได้ ต้องคุยกันให้เคลียร์เลย และเรื่อง Trust หรือการไว้ใจก็มีความสำคัญมาก หัวหน้าต้องไว้ใจลูกน้อง และเราต้องไว้ใจเพื่อนร่วมงานว่าทุกคนถึงแม้ว่าจะอยู่บ้าน แต่ก็รู้หน้าที่และทำงานอย่างตั้งใจ ถ้าเรารู้สึกว่าเราไว้ใจใครไม่ได้เลย อันนี้ต้องนั่งคุยกันใหม่และหาทางออกตั้งแต่แรกเลยครับ ไม่งั้นไปต่อไม่ได้

3. Video Conference แบบเน้นอ่านบท ไม่ท่องสด

หลายคนเจอปัญหาการ ‘คอนคอล’ หรือการประชุมออนไลน์แล้วแย่กว่าการประชุมที่ออฟฟิศ คือเสียเวลาเพิ่มเพราะคุยไม่ถนัด หรือเพื่อนรวมงานชวนคุยเเรื่องชีวิตเรื่อยเปื่อยเพราะไม่เจอหน้ากันนาน ผมแนะนำให้แก้โดยการเตรียมการประชุมให้มากกว่าเดิม หลายคนก็ต้องมีทำเอกสาร ทำ Agenda การประชุมล่วงหน้าก่อนอยู่แล้ว แต่คราวนี้ต้องทำมากขึ้นอีก

แนะนำให้เตรียมตัวการประชุมโดยทำใส่ Google Docs (หรือระบบเอกสารที่คนอื่นสามารถเข้าถึงได้ แก้ได้ และแชร์ออกได้) และแชร์ให้ผู้ร่วมประชุมสามารถเห็นหัวข้อต่างๆได้ก่อน และสามารถพิมพ์ความเห็นใส่เพิ่มได้ทั้งก่อนและหลังการประชุม

ขอแชร์ขั้นตอนง่ายๆตามนี้ครับ

• กำหนดหัวข้อไว้เลยว่าวันนี้จะพูดถึงเรื่องอะไรบ้าง
• แบ่งประเภทหัวข้อ เช่น อันนี้อัพเดทเฉยๆ แต่ส่วนนี้คือที่ต้องหาข้อสรุป
• พิมพ์ก่อนพูด: ให้ทุกคนเสนอไอเดียหรือข้อเสนอแนะและพิมพ์คร่าวๆลงไปในเอกสารก่อนประชุม พอตอนประชุมก็เน้นให้คนนั้นอธิบายเพิ่มเติม
• อัพเดทเอกสารพร้อมกันไปเลย: ที่ไหนใช้ Google Docs ก็อาจจะมอบหมายให้คนใดคนหนึ่ง เป็นคนบันทึกการประชุม แทนที่สรุปบันทึกทีหลัง ก็ให้พิมพ์อัพเดท status หรือคอมเม้นท์ไปเลย จะได้ไม่เสียเวลาตามสรุปใหม่ หรือถ้าคนนั้นพิมพ์ผิด คนออกความเห็นจะได้แก้กันในไฟล์แบบเรียลไทม์เลย

แค่นี้ก็จะประหยัดเวลา และเข้าใจกันมากขึ้นครับ ส่วนใครมาไม่ทัน พลาดการประชุม หรือมีข้อสงสัย ก็กลับไปคุ้ยเอกสารต่อเองได้เลย

Startup ที่มีชื่อเสียงจากเบอร์ลิน

4. Documentation, documentation, documentation...

อันนี้ได้ยินบ่อยมากในการทำงานที่เบอร์ลินครับ ยิ่งต้องทำงานกับทีมที่นั่งอยู่ต่างประเทศด้วย ยิ่งสำคัญ แปลเป็นไทยก็มีความหมายประมาณว่า “จงบันทึก, บันทึก และบันทึก” อาจดูไม่เก๋แต่สำคัญสำหรับการ work from home อย่างมาก

การบันทึกในที่นี้ หมายถึงการที่เราจัดทำเอกสารที่สรุปหรือรวบรวมข้อมูลสำคัญ และขั้นตอนการทำงานต่างๆที่เราคิดว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่น หรือทีมอื่นๆจำเป็นต้องรู้ จำเป็นต้องใช้เก็บไว้ในระบบที่สามารถแชร์ต่อ และค้นหาได้ง่ายครับ

ตอนเราไปทำงาน ไปเจอทั้งทีม ทั้งบริษัท นั่งอยู่ที่เดียวกัน เวลาเราอยากรู้อะไร ไม่เข้าใจอะไร ก็แค่เดินไปถาม เดี่ยวคนนั้นเค้าก็อธิบายให้ฟัง หยิบเอกสารให้ดู หรือเปิดคอมโชว์เรา แต่ถ้าทุกคนทำงานที่บ้าน กิจกรรมเหล่านั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย หรือลำบากและเสียเวลามาก

เราสามารถแก้ปัญหาโดยการยอมเสียเวลาตอนแรกนิดนึง ให้ทุกฝ่ายเขียนบันทึกเก็บไว้ครับ เวลาคนอื่นสงสัยยังไง แทนที่จะเสียเวลาไปถาม และคนนั้นต้องเสียเวลามานั่งอธิบายซ้ำ ข้อมูลอาจจะผิดด้วย สื่อสารก็ลำบาก เราจะได้เปิดดูไฟล์เอกสารบันทึกและแก้ปัญหาเองไปได้เลย

บริษัทไม่ได้เป็น Startup พนักงานก็ไม่ได้มีหัว IT จะทำได้หรอ?

ได้ครับ อย่างบริษัทใหม่ของผมก็ไม่ได้เป็น Tech startup หรือทำเกี่ยวกับ IT แต่ตรงกันข้ามด้วยซ้ำ คือเป็นการบริการให้คำปรึกษาด้านการเรียนต่อต่างประเทศ แต่ก็พยายามนำวิธีที่กล่าวไปข้างต้น มาปรับใช้ครับ ที่จะยากตอนแรกอาจจะเป็นการหาโปรแกรมต่างๆที่เหมาะกับบริบทของบริษัท (เพราะมันมีให้เลือกเยอะมาก) รวมถึงการใช้เวลาตอนแรกสักพักในการทำความคุ้นเคย และเทรนทีมงานให้ใช้งานเป็นครับ แต่พอทุกคนคล่องแล้ว รับรองว่าจะทำงานกันมีประสิทธภาพมากกว่าแต่ก่อนแน่นอน

ของผมจะใช้เป็นพวกโปรแกรมสำหรับการขาย เช่น Pipedrive ซึ่งจะเก็บข้อมูลลูกค้าต่างๆไว้บน cloud (อย่างปลอดภัย) ทีมงานเราสามารถเข้าไปเช็คสถานะของลูกค้าแต่ละคนได้ทันทีว่าตอนนี้ตัดสินใจสั่งซื้อรึยัง โปรไฟล์เป็นยังไงบ้าง ถึงแม้ว่าทีมงานคนนั้น ไมได้เคยคุยกับทั้งลูกค้าคนนี้และทีมงานคนอื่นที่ดูแลลูกค้ามาก่อน อย่างผมหลักๆคือทำงานอยู่ที่เบอร์ลินแต่ทีมทั้งหมดจะอยู่ที่ไทย เลยต้องทำขั้นตอนการทำงานในส่วนนี้ให้ชัดเจนและสะดวกมาที่สุดครับ เพราะเราไม่ได้ไปนั่งทำงานพร้อมกับเค้า

ทีมงาน Keen Education กับนักเรียนไทยในเยอรมนี

About Keen Education

เราเป็นเอเจนซี่รุ่นใหม่ที่เน้นด้านการศึกษาที่ประเทศเยอรมนีโดยเฉพาะ เรามีทีมงานทั้งในไทยและเยอรมนีที่พร้อมให้คำปรึกษา และช่วยเหลือนักเรียนทุกขั้นตอน ใครสนใจเรียนต่อไม่ว่าจะเป็นคอร์สเรียนภาษา หรือหลักสูตรปริญญาตรี-โท สามารถทักมาคุยกับเราได้เลยที่ Facebook Page หรือเว็บไซต์ของเรา

• https://www.facebook.com/keeneducationgermany/
• https://keeneducation.co/