Digital Workplace 101 : ทำไมหลายบริษัทล้มเหลวในการสร้าง Digital Workplace | Techsauce /* */ /* */

Digital Workplace 101 : ทำไมหลายบริษัทล้มเหลวในการสร้าง Digital Workplace

เนื่องจากการแพร่ระบาดของ COVID - 19 ที่เข้ามาเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะการทำงานออฟฟิศที่ทุกคนต้อง Work from Home หลายธุรกิจต้องเจอกับปัญหาการทำงานที่ไม่สะดวก ทั้งการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพลดลง ไม่ยืดหยุ่นมากพอและขาดความรวดเร็ว หรือการบริหารจัดการคน ระบบบัญชี รวมทั้งปัญหาอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ SMEs มาก

ด้วยเหตุนี้สํานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA ที่เน้นขับเคลื่อนงานเพื่อยกระดับชีวิตด้วยดิจิทัล ฝ่ากระแสวิกฤต ผ่านการลดข้อจำกัดของการ Work from Home ให้ไปต่อได้ไม่สะดุด ด้วยการส่งเสริมการทำงานในรูปแบบดิจิทัล หรือ e-Office จึงได้เห็นความสำคัญและพร้อมเดินหน้าหา Solution ที่จะเข้ามาช่วย SMEs โดยร่วมกับ Techsauce จัดโครงการ e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs พร้อมกับประเดิมกิจกรรมแรกกับ Virtual Series EP. 1 “Digital Workplace 101" ที่จบไปแล้วเมื่อวันที่ 19 สิงหาคมที่ผ่านมา

โดยเนื้อหาจากบทความนี้ เป็นการสรุปประเด็นสำคัญจาก Exclusive Workshop หัวข้อ Digital Workplace 101 : ออฟฟิศรูปแบบใหม่ ให้เทคโนโลยีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หนึ่งใน Session สำคัญจาก  Virtual Series EP.1 

โดย

  • คุณอรนุช เลิศสุวรรณกิจ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้ร่วมก่อตั้ง บริษัท เทคซอส มีเดีย จำกัด 

  • คุณวริศร เผ่าวานิช กรรมการผู้จัดการ บริษัท เทคซอส มีเดีย จำกัด

โลกที่จะไม่กลับมาเป็นเหมือนเดิม 

“สถานการณ์ COVID-19 เร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำธุรกิจในยุคใหม่ ที่จำเป็นจะต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย ทำให้ทุกภาคส่วนได้รับผลกระทบ ไม่ว่าจะเป็น SMEs, บริษัทขนาดใหญ่ หรือแม้แต่บริษัทที่เดิมมีการใช้เทคโนโลยีในการทำงานอยู่แล้ว ก็ยังต้องปรับตัวเช่นเดียวกัน Techsauce เองก็เป็นหนึ่งในนั้น” คุณวริศรกล่าว 

ในส่วนของบริษัท Techsauce Media แม้ว่าแกนหนึ่งของธุรกิจจะเป็นสื่อออนไลน์ แต่แกนธุรกิจด้านอื่นๆ ก็ยังมีในส่วนของงาน Event ที่ต้องอาศัยการพบปะ พูดคุย หรือการเดินทางจากต่างประเทศเข้ามา ซึ่งทำให้บริษัทได้ปรับตัวครั้งใหญ่ รวมทั้งในส่วนรูปแบบการทำงานด้วยเช่นกัน  

“รูปแบบการทำงานจะไม่กลับมาเป็นเหมือนเดิม เราอาจจะไม่ต้องกลับไปทำงานที่ออฟฟิศอีกก็ได้  เพราะฉะนั้นเครื่องมือที่เราจะใช้ก็ยังจำเป็น และจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้”

ถอดปม ‘ทำไมหลายบริษัทล้มเหลวในการสร้าง Digital Workplace’ 

คุณวริศรได้ชี้ถึงปัญหาสำคัญที่ทำให้หลายองค์กรล้มเหลวในการเปลี่ยนออฟฟิศเป็น Digital Workplace เพราะไม่สามารถตอบตัวเองได้ว่า ‘Why : ทำไปเพื่ออะไร’ ทำให้ต้องเสียต้นทุนที่สูง แต่ไม่ได้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากลับมา ซึ่งที่จริงแล้วเป็นโจทย์สำคัญที่ควรตอบได้เป็นข้อแรก ก่อนจะเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน

“เราควรจะเริ่มต้นที่ Why, How, และ What ก่อน สิ่งแรกที่เราควรรู้คือ ทำไม(Why) หรืออะไรคือเหตุผลที่เราจะต้องทำหรือต้องเปลียนแปลงรูปแบบการทำงานเป็นดิจิทัล เมื่อเรารู้เหตุผลแล้วจากนั้นเราต้องหาให้ได้ว่าจะทำอย่างไร (How) และสุดท้ายคือผลหรือปลายของสิ่งที่เราจะทำ (What) มันคืออะไร แล้วเราจะตั้งเกณฑ์การวัดผลอย่างไร เช่น เราสามารถลดการใช้กระดาษได้ เราสามารถสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น” 

โดยความท้าทายและสาเหตุหลักๆ ที่ทำให้การสร้าง Digital Workplace ไม่สำเร็จมีอยู่ 6 อย่าง 

  1. ไม่มีข้อตกลงร่วมระหว่างผู้บริหาร
  2. การเปลี่ยนแปลงที่ช้าไป
  3. การเปลี่ยนแปลงที่เร็วเกินไป
  4. ไม่มีการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง
  5. ขาดกระบวนการพัฒนา  
  6. ความไม่เข้าใจในสิ่งที่พนักงานต้องการจริงๆ

3 สิ่งที่ควรคำนึง หากอยากทำ Digital Workplace สำเร็จ 

Business Alignment 

     “สิ่งแรกที่ต้องมีก่อน คือวิสัยทัศน์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เราต้องรู้ว่าก่อนว่าถ้าเปลี่ยนแล้วมันจะพลิกรูปแบบการทำงานของเราอย่างไร จะสร้างความสำเร็จให้เราได้ไหม หรือคุ้มค่าไหมที่เราจะเปลี่ยน

 เมื่อเรากำหนดเป้าหมายและวิสัยทัศน์ได้ เราต้องมีการวางกลยุทธ์ การที่จะเปลี่ยนออฟฟิศให้กลายเป็น e-Office  ต้องทำอะไรบ้าง โดยอาจจะเริ่มจากฐานคิดที่ว่า ออฟฟิศเรามีงานส่วนใดที่เป็นออฟไลน์ ที่จะต้องรับผลกระทบหากต้องทำงานในรูปแบบออนไลน์ เช่นหากต้องล็อคดาวน์อีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการเซ็นเอกสาร การทำบัญชี การอนุมัติจ่ายเงิน

สุดท้ายแล้วสิ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือ Metric หรือตัวชี้วัดความสำเร็จของสิ่งที่เราพยายามเปลี่ยนแปลง เพื่อเป็นตัวชี้วัดว่าต้นทุนที่เราลงไปคุ้มค่าไหม ลดต้นทุนเวลาได้ไหม ลดความยุ่งยากของการทำงานเอกสารได้ไหม หรือ พนักงานมีความสุขไหม”

โดยคุณวริศรได้ยกตัวอย่างการใช้แพลตฟอร์มออฟฟิศออนไลน์ที่ชื่อว่า Gather Town ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันประชุมออนไลน์ที่เราสามารถสร้างออฟฟิศจำลองขึ้นมาได้ ในแพลตฟอร์มนี้พนักงานทุกคนจะมี avatar ของตัวเอง เสมือนกับเราอยู่ในออฟฟิศจริงๆ ซึ่งนอกจากจะเข้ามาช่วยยกระดับการสนทนาให้มีประสิทธิภาพแล้ว คุณวริศรยังบอกว่ามาตรวัดหนึ่งของการใช้ Gather Town เพื่ออยากจะให้พนักงานมีความสุขมากขึ้น เพราะทำให้บรรยากาศการ Work from Home ดูมีสีสันขึ้นมาได้ ไม่น่าเบื่อ  

People Alignment 

ข้อนี้เป็นหัวใจสำคัญ ถ้าเรามีเงิน เราสามารถซื้อเทคโนโลยีมาใช้ได้เรื่อยๆ เมื่อไรก็ได้ ต่างกับทรัพยากรคน ที่ต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง ซึ่งปัญหาคือหลายที่ไม่พร้อม

“การจะเปลี่ยนแปลงนั้น ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับการแก้ปัญหาด้วย เปิดโอกาสให้พนักงาน ได้พูดความต้องการหรือปัญหาของตัวเอง และให้พนักงานช่วยกันคิดหาวิธีแก้ไข ตรงนี้อาจทำให้เราสามารถลดค่าใช้จ่ายที่จะจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกได้ด้วย”  

ซึ่งนอกจากการเปลี่ยนแปลงเรื่องบุคลากรแล้ว คุณวริศรชี้ว่า รูปแบบหรือวัฒนธรรมองค์กรก็จะควรต้องปรับเปลี่ยนตามไปด้วย เพื่อเอื้อต่อการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมากที่สุด 

Technology Alignment 

“หลายคนมาเริ่มจากจุดนี้ก่อน  ทำให้เป็นปัญหา เพราะไม่ได้คำนึงถึงสองข้อแรกด้วย  ว่าเทคโนโลยีที่เราเลือกมาใช้เหมาะสมไหม สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ในการเปลี่ยนแปลง ความพร้อมของพนักงาน และรูปแบบองค์กรของเราหรือไม่ ซึ่งเราสามารถเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับองค์กรของเราได้ผ่านการศึกษา หาข้อมูล และการทดลองใช้”

และนอกจากนี้ คุณวริศรได้กล่าวถึงเรื่องความเป็นส่วนตัว และความปลอดภัยของข้อมูลซึ่งเป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ควรนำมาพิจารณา เมื่อต้องการเลือกซื้อเทคโนโลยีใดเข้ามาช่วยทำงาน

สุดท้ายแล้วเราต้องไม่ลืม Start with why? ตอบตัวเองให้ได้ก่อนว่าเราจะเปลี่ยนแปลงมันไปทำไม และเลือกเปลี่ยนสิ่งที่เร่งด่วนและจำเป็นที่สุดเป็นอย่างแรก โดยต้องสร้างแผนกลยุทธ์และจุดหมายในการเปลี่ยนแปลงของเรา ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีอาจไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุดเสมอไปในการทำ Digital Workplace 

RELATED ARTICLE

Responsive image

ทำความรู้จัก "9 Deep-tech Startups" โมเดล Spin-off สู่โลกธุรกิจของ สวทช.

สวทช. Accelerator องค์ความรู้ด้านเทคฯ และวิทยาศาสตร์ของภาครัฐ นำผลงานวิจัยจากห้องแล็บที่ทรงคุณประโยชน์มาต่อยอดให้เข้าถึงคนหมู่มากได้ ด้วยโมเดลธุรกิจให้ทันต่อความต้องการของตลาด โดยเ...

Responsive image

บำรุงราษฎร์ รุดหน้านวัตกรรมการแพทย์ นำ Radiology AI ช่วยวิเคราะห์ความผิดปกติของปอด และมะเร็งเต้านม แม่นยำ รวดเร็ว รักษาทันท่วงที

ล่าสุดโรงพยาบาลบำรุงราษฎร์ เปิดตัวนวัตกรรมทางการแพทย์ นำ Radiology AI เข้ามาช่วยวิเคราะห์ความผิดปกติของปอด และมะเร็งเต้านม ด้วย AI และ Deep Learning ในการบูรณาการเพื่อเพิ่มความรวดเ...

Responsive image

เอลซัลวาดอร์เสี่ยงกับอะไรมากกว่ากัน ระหว่างการตัดสินใจของผู้นำ กับความผันผวนของ Bitcoin

เอลซัลวาดอร์ ประเทศแรกที่ประกาศให้สกุลเงินดิจิทัลถูกกฎหมายประสบปัญหาเป็นอย่างมากจากการที่รัฐบาลได้ทยอยซื้อเหรียญ Bitcoin จนมีมูลค่าความเสียหายอย่างน้อย 50 ล้านเหรียญสหรัฐ (ประมาณ 1...