เนื่องจากการแพร่ระบาดของ COVID - 19 ที่เข้ามาเร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะการทำงานออฟฟิศที่ทุกคนต้อง Work from Home หลายธุรกิจต้องเจอกับปัญหาการทำงานที่ไม่สะดวก ทั้งการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพลดลง ไม่ยืดหยุ่นมากพอและขาดความรวดเร็ว หรือการบริหารจัดการคน ระบบบัญชี รวมทั้งปัญหาอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ SMEs มาก

ด้วยเหตุนี้สํานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA ที่เน้นขับเคลื่อนงานเพื่อยกระดับชีวิตด้วยดิจิทัล ฝ่ากระแสวิกฤต ผ่านการลดข้อจำกัดของการ Work from Home ให้ไปต่อได้ไม่สะดุด ด้วยการส่งเสริมการทำงานในรูปแบบดิจิทัล หรือ e-Office จึงได้เห็นความสำคัญและพร้อมเดินหน้าหา Solution ที่จะเข้ามาช่วย SMEs โดยร่วมกับ Techsauce จัดโครงการ e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs พร้อมกับประเดิมกิจกรรมแรกกับ Virtual Series EP. 1 “Digital Workplace 101" ที่จบไปแล้วเมื่อวันที่ 19 สิงหาคมที่ผ่านมา

โดยเนื้อหาจากบทความนี้ เป็นการสรุปประเด็นสำคัญจาก Exclusive Workshop หัวข้อ Digital Workplace 101 : ออฟฟิศรูปแบบใหม่ ให้เทคโนโลยีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หนึ่งใน Session สำคัญจาก  Virtual Series EP.1 

โดย

• คุณอรนุช เลิศสุวรรณกิจ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้ร่วมก่อตั้ง บริษัท เทคซอส มีเดีย จำกัด 

• คุณวริศร เผ่าวานิช กรรมการผู้จัดการ บริษัท เทคซอส มีเดีย จำกัด

โลกที่จะไม่กลับมาเป็นเหมือนเดิม 

“สถานการณ์ COVID-19 เร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำธุรกิจในยุคใหม่ ที่จำเป็นจะต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย ทำให้ทุกภาคส่วนได้รับผลกระทบ ไม่ว่าจะเป็น SMEs, บริษัทขนาดใหญ่ หรือแม้แต่บริษัทที่เดิมมีการใช้เทคโนโลยีในการทำงานอยู่แล้ว ก็ยังต้องปรับตัวเช่นเดียวกัน Techsauce เองก็เป็นหนึ่งในนั้น” คุณวริศรกล่าว 

ในส่วนของบริษัท Techsauce Media แม้ว่าแกนหนึ่งของธุรกิจจะเป็นสื่อออนไลน์ แต่แกนธุรกิจด้านอื่นๆ ก็ยังมีในส่วนของงาน Event ที่ต้องอาศัยการพบปะ พูดคุย หรือการเดินทางจากต่างประเทศเข้ามา ซึ่งทำให้บริษัทได้ปรับตัวครั้งใหญ่ รวมทั้งในส่วนรูปแบบการทำงานด้วยเช่นกัน  

“รูปแบบการทำงานจะไม่กลับมาเป็นเหมือนเดิม เราอาจจะไม่ต้องกลับไปทำงานที่ออฟฟิศอีกก็ได้  เพราะฉะนั้นเครื่องมือที่เราจะใช้ก็ยังจำเป็น และจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้”

ถอดปม ‘ทำไมหลายบริษัทล้มเหลวในการสร้าง Digital Workplace’ 

คุณวริศรได้ชี้ถึงปัญหาสำคัญที่ทำให้หลายองค์กรล้มเหลวในการเปลี่ยนออฟฟิศเป็น Digital Workplace เพราะไม่สามารถตอบตัวเองได้ว่า ‘Why : ทำไปเพื่ออะไร’ ทำให้ต้องเสียต้นทุนที่สูง แต่ไม่ได้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากลับมา ซึ่งที่จริงแล้วเป็นโจทย์สำคัญที่ควรตอบได้เป็นข้อแรก ก่อนจะเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน

“เราควรจะเริ่มต้นที่ Why, How, และ What ก่อน สิ่งแรกที่เราควรรู้คือ ทำไม(Why) หรืออะไรคือเหตุผลที่เราจะต้องทำหรือต้องเปลียนแปลงรูปแบบการทำงานเป็นดิจิทัล เมื่อเรารู้เหตุผลแล้วจากนั้นเราต้องหาให้ได้ว่าจะทำอย่างไร (How) และสุดท้ายคือผลหรือปลายของสิ่งที่เราจะทำ (What) มันคืออะไร แล้วเราจะตั้งเกณฑ์การวัดผลอย่างไร เช่น เราสามารถลดการใช้กระดาษได้ เราสามารถสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น” 

โดยความท้าทายและสาเหตุหลักๆ ที่ทำให้การสร้าง Digital Workplace ไม่สำเร็จมีอยู่ 6 อย่าง 

1. ไม่มีข้อตกลงร่วมระหว่างผู้บริหาร
2. การเปลี่ยนแปลงที่ช้าไป
3. การเปลี่ยนแปลงที่เร็วเกินไป
4. ไม่มีการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง
5. ขาดกระบวนการพัฒนา  
6. ความไม่เข้าใจในสิ่งที่พนักงานต้องการจริงๆ

3 สิ่งที่ควรคำนึง หากอยากทำ Digital Workplace สำเร็จ 

Business Alignment 

     “สิ่งแรกที่ต้องมีก่อน คือวิสัยทัศน์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เราต้องรู้ว่าก่อนว่าถ้าเปลี่ยนแล้วมันจะพลิกรูปแบบการทำงานของเราอย่างไร จะสร้างความสำเร็จให้เราได้ไหม หรือคุ้มค่าไหมที่เราจะเปลี่ยน

 เมื่อเรากำหนดเป้าหมายและวิสัยทัศน์ได้ เราต้องมีการวางกลยุทธ์ การที่จะเปลี่ยนออฟฟิศให้กลายเป็น e-Office  ต้องทำอะไรบ้าง โดยอาจจะเริ่มจากฐานคิดที่ว่า ออฟฟิศเรามีงานส่วนใดที่เป็นออฟไลน์ ที่จะต้องรับผลกระทบหากต้องทำงานในรูปแบบออนไลน์ เช่นหากต้องล็อคดาวน์อีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการเซ็นเอกสาร การทำบัญชี การอนุมัติจ่ายเงิน

สุดท้ายแล้วสิ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือ Metric หรือตัวชี้วัดความสำเร็จของสิ่งที่เราพยายามเปลี่ยนแปลง เพื่อเป็นตัวชี้วัดว่าต้นทุนที่เราลงไปคุ้มค่าไหม ลดต้นทุนเวลาได้ไหม ลดความยุ่งยากของการทำงานเอกสารได้ไหม หรือ พนักงานมีความสุขไหม”

โดยคุณวริศรได้ยกตัวอย่างการใช้แพลตฟอร์มออฟฟิศออนไลน์ที่ชื่อว่า Gather Town ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันประชุมออนไลน์ที่เราสามารถสร้างออฟฟิศจำลองขึ้นมาได้ ในแพลตฟอร์มนี้พนักงานทุกคนจะมี avatar ของตัวเอง เสมือนกับเราอยู่ในออฟฟิศจริงๆ ซึ่งนอกจากจะเข้ามาช่วยยกระดับการสนทนาให้มีประสิทธิภาพแล้ว คุณวริศรยังบอกว่ามาตรวัดหนึ่งของการใช้ Gather Town เพื่ออยากจะให้พนักงานมีความสุขมากขึ้น เพราะทำให้บรรยากาศการ Work from Home ดูมีสีสันขึ้นมาได้ ไม่น่าเบื่อ  

People Alignment 

ข้อนี้เป็นหัวใจสำคัญ ถ้าเรามีเงิน เราสามารถซื้อเทคโนโลยีมาใช้ได้เรื่อยๆ เมื่อไรก็ได้ ต่างกับทรัพยากรคน ที่ต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง ซึ่งปัญหาคือหลายที่ไม่พร้อม

“การจะเปลี่ยนแปลงนั้น ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับการแก้ปัญหาด้วย เปิดโอกาสให้พนักงาน ได้พูดความต้องการหรือปัญหาของตัวเอง และให้พนักงานช่วยกันคิดหาวิธีแก้ไข ตรงนี้อาจทำให้เราสามารถลดค่าใช้จ่ายที่จะจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกได้ด้วย”  

ซึ่งนอกจากการเปลี่ยนแปลงเรื่องบุคลากรแล้ว คุณวริศรชี้ว่า รูปแบบหรือวัฒนธรรมองค์กรก็จะควรต้องปรับเปลี่ยนตามไปด้วย เพื่อเอื้อต่อการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมากที่สุด 

Technology Alignment 

“หลายคนมาเริ่มจากจุดนี้ก่อน  ทำให้เป็นปัญหา เพราะไม่ได้คำนึงถึงสองข้อแรกด้วย  ว่าเทคโนโลยีที่เราเลือกมาใช้เหมาะสมไหม สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ในการเปลี่ยนแปลง ความพร้อมของพนักงาน และรูปแบบองค์กรของเราหรือไม่ ซึ่งเราสามารถเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับองค์กรของเราได้ผ่านการศึกษา หาข้อมูล และการทดลองใช้”

และนอกจากนี้ คุณวริศรได้กล่าวถึงเรื่องความเป็นส่วนตัว และความปลอดภัยของข้อมูลซึ่งเป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ควรนำมาพิจารณา เมื่อต้องการเลือกซื้อเทคโนโลยีใดเข้ามาช่วยทำงาน

สุดท้ายแล้วเราต้องไม่ลืม Start with why? ตอบตัวเองให้ได้ก่อนว่าเราจะเปลี่ยนแปลงมันไปทำไม และเลือกเปลี่ยนสิ่งที่เร่งด่วนและจำเป็นที่สุดเป็นอย่างแรก โดยต้องสร้างแผนกลยุทธ์และจุดหมายในการเปลี่ยนแปลงของเรา ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีอาจไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุดเสมอไปในการทำ Digital Workplace