เมื่อเข้าสู่สังคมการทำงาน “การประชุม” ถือเป็นเรื่องที่ทุกคนต้องได้เจออย่างแน่นอน และหลายคนอาจได้เจอกับการประชุมที่ยาวนานต่อเนื่องหลายชั่วโมงแต่กลับไม่ได้อะไรเลย หรือการประชุมที่เนื้อหาออกนอกทะเลอย่างกู่ไม่กลับ บทความนี้จึงขอนำเสนอ 3 เทคนิคการประชุม จาก Changpeng Zhao CEO ของ Binance ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้การประชุมสั้น กระชับ ได้ใจความ

เทคนิคที่ 1: กำหนดเวลาการประชุมให้สั้น

เวลานัดหมายการประชุม โดยทั่วไปแล้วคงมีการนัดหมายกันแค่เวลาเริ่มการประชุมเท่านั้น ไม่ได้มีการนัดหมายว่าการประชุมจะใช้เวลานานเท่าไหร่ ซึ่งสิ่งนี้เองทำให้การประชุมยืดเยื้อ หาที่จบไม่ได้เสียที ดังนั้น เทคนิคแรกคือ การกำหนดเวลาในการเริ่มและสิ้นสุดการประชุมตั้งแต่ต้น โดยควรกำหนดให้สั้นเข้าไว้อาจเป็น 5 - 15 นาทีเท่านั้น

อาจฟังดูเป็นระยะเวลาที่สั้นจนน่าตกใจแต่การประชุมที่ต่อเนื่องและยาวนานนั้นทำให้สมองเหนื่อยล้า และคงไม่สามารถคิดไอเดียดีๆออกมาได้ การที่กำหนดเวลาประชุมให้สั้น ทำให้ทุกคนสามารถโฟกัสอยู่กับประเด็นหลักของการประชุมได้ และช่วยกันระดมความคิดได้ดีกว่า

เทคนิคที่ 2: กำหนด Agenda ให้ชัดเจน 

การที่จะทำให้การประชุม สั้น กระชับ ได้ใจความ สิ่งสำคัญอย่างที่ 2 คือ การกำหนดจุดประสงค์ของการประชุมให้ชัดเจน โดยสามารถกำหนดเป็น Bullet เช่น

• ปัญหาที่พบคืออะไร
• ต้องการผลลัพธ์อย่างไร
• สามารถทำได้อย่างไร 

โดยการตั้งเป็น Bullet เช่นนี้ทำให้ทุกคนสามารถเข้าใจได้ตรงกันว่าขณะนี้กำลังหารือเรื่องอะไรอยู่ และสามารถช่วยกันคิดได้อย่างเป็นลำดับขั้นไปในทิศทางเดียวกันและพร้อมๆกัน ช่วยจัดระเบียบความคิดของผู้เข้าร่วมประชุมได้

เทคนิคที่  3: ไม่ประชุมในหัวข้อที่ไม่มีความสำคัญ

การจัดประชุมแบบเรื่อยเปื่อย เรียกประชุมด้วยปัญหาเล็กน้อยที่ไม่ได้สำคัญอะไร นั้นไม่มีประสิทธิภาพอย่างมาก ดังนั้นควรจัดลำดับความสำคัญให้ดีว่าเป็นเรื่องที่ต้องประชุมหรือไม่ หากเห็นแล้วว่าไม่ได้มีความสำคัญก็ไม่จำเป็นต้องจัดการประชุม เพราะการเรียกประชุมนั้นทำให้งานอื่นๆที่ผู้เข้าร่วมประชุมทำอยู่ต้องหยุดชะงัก เป็นการเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์

ทั้งหมดนี้คือ 3 เทคนิคการประชุม ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และจัดการเวลาได้อย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สามารถทำตามเทคนิคเหล่านี้ได้ ดังนั้นก่อนเริ่มการประชุม ผู้เข้าร่วมควรทำความเข้าใจและคิดหาวิธีแก้ปัญหาหรือไอเดียตาม Agenda ที่ได้รับมาเสียก่อน เพื่อให้เมื่อเริ่มการประชุมแล้วสามารถออกไอเดีย เสนอ Solution ได้ทันที  ซึ่งจะช่วยให้ไม่รู้สึกกดดัน และทำการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

อ้างอิง Binance