เข้าประชุมทีไรไม่เคยได้ออกความเห็น มีไอเดียดี ๆ แต่ก็ไม่กล้ายกมือ เพราะบรรยากาศทั้งตึงทั้งเครียด จนบางทีก็เกิดคำถามในใจ ทำไมการประชุมถึงต้องเครียดและน่าเบื่อขนาดนี้ ?

แต่การประชุมไม่จำเป็นต้องน่าเบื่อเสมอไป ! ในบทความนี้ Techsauce เลยจะพามารู้จัก 6 วิธีที่ช่วยปรับบรรยากาศการประชุมให้สนุกและน่าสนใจ ที่ไม่ว่าประชุมเรื่องจริงจังแค่ไหนทุกคนสนุกได้

6 วิธีทำให้การประชุมสนุกและน่าสนใจ

จากการศึกษาพบว่าผู้คนจะเรียนรู้และจดจำได้ดีเมื่อพวกเขารู้สึกสนใจและสนุกสนาน ซึ่งบรรยากาศที่สนุกจะผลักดันให้ผู้เข้าร่วมประชุมอยากมีส่วนร่วม และกล้าพูดคุยโต้ตอบ ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงได้รับไอเดียใหม่ ๆ มามากมาย

ดังนั้น หนึ่งในแนวทางที่จะช่วยให้การจัดประชุมของคุณเป็น “ประชุมที่ดีและมีคุณภาพ” จึงควรหาวิธีที่จะทำให้การประชุมมีการโต้ตอบ สนุกสนาน และมีส่วนร่วมมากขึ้น ตาม 6 วิธีนี้

1. ใช้เสียงเพลงคลายความตึงเครียด

เสียงเพลงสามารถช่วยให้การประชุมมีชีวิตชีวามากขึ้น และยิ่งเป็นเพลงที่มีจังหวะสนุกสนานก็จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกผ่อนคลาย และพวกเขาก็จะกล้ามีส่วนร่วม ซึ่งเสียงสามารถใช้เพื่อเป็นสัญญาณที่บอกการเปลี่ยนผ่านหัวข้อพูดคุยก็ได้ 

ตัวอย่างเช่น มีหัวข้อที่จะนำมาพูดคุย 5 เรื่อง ก็อาจจะใช้เพลงที่ให้ความรู้สึกแตกต่างกันในแต่ละหัวข้อ เมื่อเพลงเริ่มเปลี่ยนผู้คนก็จะรู้ได้เองว่าหัวข้อเก่าจบลง และกำลังเข้าสู่หัวข้อใหม่

2. เริ่มต้นด้วย Icebreaking

กิจกรรมละลายพฤติกรรม (Icebreaking) ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้ผู้คนได้รู้จักกันมากขึ้น และสบายใจที่จะพูดคุยกัน อาจเป็นกิจกรรมสนุก ๆ อย่างการเล่นเกมก็ได้ เช่น การมี Quiz ตลก ๆ ก่อนเริ่มประชุม เพราะหากการประชุมมีคนจากหลายฝ่ายเข้าประชุม บางคนไม่เคยเจอกันมาก่อน

เกมเหล่านี้ทำให้พวกเขาได้พูดคุยและหัวเราะด้วยกัน ซึ่งทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจมากขึ้น ที่จะแบ่งปันความเห็นซึ่งกันและกัน การประชุมจึงจะมีบรรยากาศที่เป็นกันเองและผ่อนคลาย ไม่ตึงเครียด

3. หยอดมุกสักหน่อย

อารมณ์ขันเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างมากในการสร้างบรรยากาศที่สนุกและผ่อนคลาย ในการประชุมหากพูดทุกสิ่งที่เป็นการเป็นงานมากเกินไปก็จะทำให้ประชุมมีบรรยากาศที่ตึงเครียด ซึ่งการหยอดมุกเล็ก ๆ น้อยลงไปบ้าง จะช่วยลดความตึงเครียดในการประชุม

รวมถึงกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกสบายใจในการแสดงออก ออกความเห็นต่าง ๆ แต่ในจุดนี้ก็ควรระวังว่าจะหยอดมุกมากเกินไป จนอาจจะดูไม่จริงจังกับการประชุม ควรรักษาสมดุลให้ดี

4. ใช้มีมตลกเพื่อเน้นประเด็นสำคัญ

ปัจจุบันมีคนใช้มีม (รูปหรือคลิปสั้นที่ตลก) เพื่อสื่อถึงสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เจอในแต่ละวัน และถ่ายทอดออกมาในมุมมองที่ตลก มีมจึงกลายเป็นเครื่องมือชิ้นหนึ่งที่ช่วยให้ผู้คนเข้าใจในสถานการณ์ที่เราต้องการจะสื่อสารออกไปได้

ในการประชุมก็เช่นเดียวกัน ประเด็นบางอย่างพูดอย่างเดียวอาจไม่เห็นภาพและไม่น่าสนใจ การใช้มีมเข้ามาเพื่อช่วยเน้นภาพรวมของประเด็นเหล่านั้นก็เป็นอีกทางเลือกที่ดี รวมถึงยังสามารถเรียกเสียงหัวเราะและดึงความสนใจได้เป็นอย่างดี

5. เล่าเรื่องสั้น ๆ ก่อนโยงเข้าสู่ประเด็นที่จริงจัง

เรื่องสั้นอาจจะเป็นเรื่องส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อประชุม อย่างประสบการณ์ที่เจอมา ซึ่งอารมณ์ในการเล่าไม่จำเป็นต้องเป็นทางการมาก ให้เล่าในมุมเพื่อนคุยกันแชร์ประสบการณ์ การเริ่มแบบนี้สามารถดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ หลังจากนั้นจึงค่อยโยงเข้าสู่ประเด็นที่จริงจัง

และเมื่อเป็นเรื่องราวที่เชื่อมโยงกับหัวข้อในการประชุมแล้ว ผู้ฟังก็จะเข้าใจในสิ่งที่ผู้พูดต้องการจะสื่อได้ง่ายขึ้น เหมือนการมี Use Case เล่าให้ฟังก่อน

6. มีการ Brainstorm ระหว่างการประชุม

Brainstorm คือ กิจกรรมระดมความคิด หากมีกิจกรรมแบบนี้จัดขึ้นระหว่างประชุม จะช่วยให้ผู้เข้าประชุมทุกคนได้มีส่วนร่วมและทำงานร่วมกัน เหมือนกับการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แบ่งปันความคิดและแนวคิดของตน เมื่อเกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกัน ก็จะได้รับแนวคิดหลากหลาย สิ่งนี้ช่วยให้คุณคิดวิธีแก้ปัญหาใหม่ ๆ ที่ดีกว่าเดิม

อ้างอิง: forbes