การประชุม ยิ่งเยอะแล้วไม่มีสาระ ทำให้พนักงานเสียเวลา องค์กรเสียต้นทุนโดยใช่เหตุ วันนี้พามาดูวิธีที่ Shopify บริษัทที่ให้บริการแพลตฟอร์ม e-Commerce ระดับโลก จัดการกับการประชุมที่ไม่จำเป็น ด้วยหลักการที่ว่า เวลาเป็นเงินเป็นทองและมีค่า (ใช้จ่าย)

Shopify ใช้วิธีอะไร ตัดการประชุมที่ไม่จำเป็นออก 

บริษัทเปิดตัวเครื่องคำนวณต้นทุนการประชุม (Meeting Cost Calculator) ซึ่งจะเป็นตัวเลขราคาต้นทุนที่ต้องเสียไปของการประชุมนั้นๆ มันจะโผล่ขึ้นมาเมื่อมีการนัดหมายการประชุมผ่าน Google Calendar สำหรับการประชุมที่มีสมาชิก 3 คนขึ้นไป 

เครื่องมือนี้จะคำนวณต้นทุนจากจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ระยะเวลาการประชุม และค่าตอบแทนพื้นฐานของบุคลากรแต่ละตำแหน่ง โดยการประชุมเพียง 30 นาที ของพนักงาน 3 คน อาจเสียต้นทุนถึง 700 ถึง 1,600 ดอลลาร์ (ประมาณ 23,800-54,000 บาท) ยิ่งมีผู้บริหารระดับ C-suite เข้าประชุมด้วย ต้นทุนอาจเพิ่มไปสูงถึง 2,000 ดอลลาร์ (ประมาณ 68,000 บาท) 

บริษัทอยากให้พนักงานตระหนักว่า ‘เวลาเป็นเงินเป็นทอง’ และหวังให้พนักงานพิจารณาอย่างถี่ถ้วนเมื่อนัดประชุม ว่าจำเป็นและสมเหตุสมผลแค่ไหน เทียบกับต้นทุนที่บริษัทจะเสียไป บริษัทเชื่อว่าเพียงลดการประชุมลง 3 ครั้งในหนึ่งสัปดาห์ จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายโดยรวมได้ 15% 

โฆษกของ Shopify ให้สัมภาษณ์กับ Fortune ว่า ด้วยเครื่องมือนี้ทำให้พนักงานหลายคนปฏิเสธการประชุม หากพวกเขามองว่ามันไม่ป็นการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ 

เราไม่ได้จำกัดการประชุม แต่เรากำลังแสดงค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้ เพื่อให้ข้อมูลแก่เพื่อนร่วมงาน เพื่อช่วยให้พวกเขาตัดสินใจอย่างรอบคอบ

วิธีที่มาพร้อมความเสี่ยง 

ขณะที่ผู้เชี่ยวชาญหลายคนลงความเห็นว่า การประชุมที่ไร้ประโยชน์มันเสียทั้งเวลาและต้นทุน แต่ก็มีคนเตือนว่าวิธีที่ Shopify ใช้ อาจมีความเสี่ยงตามมา 

Kate Davis ผู้เชี่ยวชาญด้านความเป็นผู้นำ และ CEO ของ Meraki House ที่ปรึกษาด้านการพัฒนาองค์กร ชี้ว่า ธุรกิจต่างๆ ควรทำให้แน่ใจว่าพนักงานมีความปลอดภัยทางจิตวิทยา (psychological safety) ที่จะท้าทายผู้อื่นและแสดงความคิดเห็นแบบตรงๆ ในการประชุม 

“ผู้คนทำงานได้ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อพวกเขารู้สึกว่ามีอำนาจในการตัดสินใจ การปิดปากพวกเขาเพื่อผลประโยชน์ระยะสั้นเป็นการมองอะไรตื้นๆ” เดวิสกล่าวเสริม 

Jasmine Eskenzi  CEO ของ The Zensory เสริมว่า แม้ว่าเครื่องมือคำนวณต้นทุนการประชุม จะช่วยเพิ่ม Productivity ให้บริษัท แต่อาจทำลายสุขภาพจิตพนักงาน “มันทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนเป็นตัวเลข มองพวกเขาเป็นกำไร ไม่ใช่คน” 

เครื่องคำนวณราคาการประชุมของ Shopify อาจจะเป็นปัจจัยที่ทำให้พนักงานคิดถี่ถ้วนขึ้น ว่าจำเป็นต้องประชุมไหม หรือเรื่องนี้อาจจะใช้วิธีส่งอีเมล อาจจะลดจำนวนผู้เข้าประชุมให้เหลือเฉพาะคนที่จำเป็นจริงๆ หรือบริหารเวลาให้ดีขึ้น เข้าเรื่อง เอาเนื้อไม่เอาน้ำ แต่ในอีกทางหนึ่งมันอาจจะทำให้พนักงานกดดัน ไม่กล้านัดประชุมอะไร อย่าลืมว่าหลายครั้งการประชุมแบบมาเจอหน้ากันก็ช่วยให้หาทางออกง่ายขึ้น เพราะสื่อสารกันได้แบบถนัดกว่า 

อ้างอิง: finance.yahoo

ถึงเป็นธุรกิจเล็ก วัฒนธรรมองค์กรก็สำคัญ
เริ่มเปลี่ยนวันนี้ก่อนสาย
.
หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหา … พนักงานหมดไฟ…ทุกการตัดสินใจล่าช้าเพราะต้องรอ CEO … พนักงานลาออกเยอะ แต่ไม่รู้สาเหตุ และอีกมากมายปัญหาในองค์กรที่คุณแก้ไม่ตก
.
Peoplesauce ช่วยธุรกิจ SMEs /Startups ที่กำลัง Scale up สร้าง “คน” และ“Culture” เพื่อให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

เริ่มเปลี่ยนไปพร้อมกับเราได้ตั้งแต่วันนี้ที่

• FB Page: https://bit.ly/3PHzLNJ
• Website: peoplesauce.tech